Administrateur(trice) de la paie et des avantages sociaux – États-Unis

AppDirect · Montréal · CA$70,000–CA$90,000 (stated in the posting)

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• USA Benefits & Payroll Administrator

Votre profil

Vous êtes un ou une professionnel(le) de la paie et des avantages sociaux rigoureux(se), proactif(ve) et capable de prendre en charge l'intégralité de l'expérience employé. Vous excellez dans les environnements multi-entités dynamiques où chaque jour est différent, avec une approche unique combinant précision technique et sens du relationnel. Vous ne vous contentez pas de traiter la paie, vous veillez à ce que chaque employé soit payé avec exactitude, à temps et dans un climat de confiance. Vous êtes tout aussi à l'aise à gérer des renouvellements d'avantages sociaux complexes, des exigences de conformité multi-États ou la prise de congés. Vous êtes un modèle de précision, de confidentialité et d'intégrité, car vous savez que le souci du détail est essentiel pour bâtir la confiance. Si vous êtes le genre de personne qui voit le travail à faire, prend l’initiative et mène ses projets à bien, ce poste est fait pour vous.

Ce que vous ferez et ce qui vous fera briller

Gestion complète du cycle de paie

• Traiter et gérer l'intégralité du processus de paie pour plusieurs entités basées aux États-Unis, y compris les paies régulières, hors cycle et ponctuelles.
• Assurer un calcul précis des salaires, des déductions, des saisies sur salaire, des retenues d'impôt et de toutes les transactions liées à la paie.
• Gérer les inscriptions, les clôtures, les déclarations et la conformité fiscales liées à la paie dans plusieurs États, y compris les comptes SUI et SIT.
• Diriger les activités de fin d'année en lien avec la paie, notamment la préparation, le rapprochement et la distribution des formulaires W-2.
• Assurer la coordination avec les fournisseurs de services de paie et résoudre les problèmes de traitement dans les meilleurs délais.
• Vérifier et tenir à jour les dossiers de paie afin de garantir l’exactitude des données pour toutes les entités.

Gestion complète des avantages sociaux aux États-Unis

• Administrer tous les programmes d'avantages sociaux des employés américains, y compris les assurances maladie, dentaire, optique, vie, invalidité, FSA/HSA et les plans 401(k), et ce, pour plusieurs entités et entreprises.
• Gérer l’ensemble du cycle de vie des avantages sociaux : inscriptions, modifications, cessations d'emploi, COBRA, QMCSO et événements admissibles.
• Piloter la planification, la communication, la mise en œuvre et le suivi post-inscription annuels pour toutes les entités concernées.
• Collaborer avec les courtiers, les assureurs et les administrateurs tiers pour la mise en place des régimes, les renouvellements, le rapprochement des factures et la résolution des problèmes; négocier les contrats et les renouvellements au nom de l'organisation.
• Assurer l'administration du régime 401(k), notamment la coordination des audits, les tests de conformité (ADP/ACP, régimes à forte concentration de personnel) et le dépôt des formulaires 5500.

Gestion des congés

• Gérer et suivre les congés des employés conformément à la loi FMLA, à la loi ADA, aux lois étatiques sur les congés et aux politiques de l'entreprise.
• Agir comme principal interlocuteur des employés, des gestionnaires et des fournisseurs concernant l'admissibilité aux congés, les documents requis, les échéances et les mises à jour de statut.
• Coordonner la rémunération liée aux congés, le maintien des avantages sociaux et les processus de retour au travail.
• Collaborer avec les responsables et les partenaires RH pour garantir une expérience fluide et un accompagnement optimal tout au long du cycle de vie des congés.
• Tenir à jour des dossiers et des rapports de congés précis et confidentiels dans les SIRH et les systèmes de gestion de cas.

Conformité et rapports

• Rester bien au fait des réglementations fédérales, étatiques et locales en matière de paie et d’avantages sociaux (FLSA, ERISA, ACA, COBRA, HIPAA).
• Assurer la ponctualité et l’exactitude des déclarations de conformité, notamment les déclarations ACA (1094-C/1095-C), EEO-1 et les exigences spécifiques à chaque État.
• Générer et analyser les rapports de paie et d’avantages sociaux pour faciliter les audits, la budgétisation et la prise de décision de la direction.
• Soutenir les activités de diligence raisonnable et d’intégration liées aux entités nouvellement acquises.

Amélioration des processus et collaboration interfonctionnelle

• Identifier les possibilités de rationaliser les processus de paie et d’avantages sociaux, d’accroître l’automatisation et d’améliorer l’expérience employé.
• Collaborer avec les services Finance, Juridique et Ressources Humaines pour assurer l’alignement sur les questions de rémunération, d’avantages sociaux et de conformité.
• Maintenir une documentation claire et à jour des processus et des procédures opérationnelles standard (SOP).
• Contribuer aux projets et initiatives liés à la paie et aux avantages sociaux, selon les besoins.

Compétences requises

• 3-5+ années d'expérience pratique en traitement de la paie et en gestion des avantages sociaux aux États-Unis, idéalement dans un environnement multi-États et multi-entités.
• Excellente connaissance de la réglementation fiscale fédérale et étatique en matière de paie et de conformité aux avantages sociaux, notamment ERISA, ACA, COBRA, FMLA et administration des plans 401(k).
• Expérience avec des plateformes de gestion des ressources humaines et de la paie, notamment ADP, Paylocity, Gusto, Rippling ou équivalentes.
• Maîtrise avancée d'Excel ou de Google Sheets : les fonctions RECHERCHEV, les tableaux croisés dynamiques et le rapprochement de données n’ont pas de secret pour vous.
• Capacité éprouvée à traiter des données sensibles relatives à la rémunération et aux données personnelles avec la plus grande discrétion et intégrité.
• Excellentes aptitudes à la communication; capacité d'expliquer clairement des sujets complexes liés à la paie et aux avantages sociaux aux employés et aux parties prenantes à tous les niveaux.
• Les certifications FPC, CPP et CEBS sont considérées comme des atouts.
• Baccalauréat en ressources humaines, administration des affaires, finance, comptabilité ou dans un domaine connexe – ou expérience pratique équivalente.

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