Керівник відділу діловодства
PepsiCo · Kyiv
Overview
Ми шукаємо досвідченого та проактивного асистента, який забезпечуватиме високий рівень адміністративної підтримки Генерального директора та Лідерської команди, а також очолить адміністративну функцію компанії. На цій посаді ви будете відповідати за організацію роботи офісу, управління адміністративними процесами, координацію документообігу, взаємодію з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами, а також розвиток команди адміністративної підтримки.
Responsibilities
1. Підтримка Генерального директора та Лідерської команди
- Координує адміністративну підтримку Генерального директора та Лідерської команди, забезпечуючи безперервність та якість сервісу
- Організовує наради та зустрічі.
- Організовує відрядження, включаючи логістику, документообіг та звітність
- Супроводжує візити гостей та зовнішніх делегацій
2. Управління адміністративною функцією та офісною інфраструктурою
- Забезпечує ефективне функціонування офісної інфраструктури відповідно до корпоративних стандартів
- Керує життєвим циклом офісних приміщень (вибір, оренда, оптимізація, переїзди)
- Планує та контролює адміністративний бюджет, забезпечуючи оптимальність витрат
- Організовує та контролює закупівлі адміністративних товарів і послуг
- Забезпечує ефективну взаємодію з постачальниками (договірна робота, SLA, якість послуг)
- Координує функціонування рецепції та офісних сервісів
3. Управління документообігом і адміністративними процесами
- Забезпечує ефективний та контрольований документообіг (створення, погодження, рух, архівування)
- Бере участь у розробці та впровадженні адміністративних політик і процедур
4. Управління командою адміністративної підтримки
- Керує командою відділу загального діловодства (секретарі)
- Формує та підтримує єдині стандарти адміністративного сервісу в компанії
Qualifications
- Вища освіта
- 3+ років досвіду у сфері Executive / Administrative Support
- Досвід роботи з топ-менеджментом (first line / Leadership Team)
- Вільне володіння українською мовою, англійська — upper- intermediate
1. Підтримка Генерального директора та Лідерської команди
- Координує адміністративну підтримку Генерального директора та Лідерської команди, забезпечуючи безперервність та якість сервісу
- Організовує наради та зустрічі.
- Організовує відрядження, включаючи логістику, документообіг та звітність
- Супроводжує візити гостей та зовнішніх делегацій
2. Управління адміністративною функцією та офісною інфраструктурою
- Забезпечує ефективне функціонування офісної інфраструктури відповідно до корпоративних стандартів
- Керує життєвим циклом офісних приміщень (вибір, оренда, оптимізація, переїзди)
- Планує та контролює адміністративний бюджет, забезпечуючи оптимальність витрат
- Організовує та контролює закупівлі адміністративних товарів і послуг
- Забезпечує ефективну взаємодію з постачальниками (договірна робота, SLA, якість послуг)
- Координує функціонування рецепції та офісних сервісів
3. Управління документообігом і адміністративними процесами
- Забезпечує ефективний та контрольований документообіг (створення, погодження, рух, архівування)
- Бере участь у розробці та впровадженні адміністративних політик і процедур
4. Управління командою адміністративної підтримки
- Керує командою відділу загального діловодства (секретарі)
- Формує та підтримує єдині стандарти адміністративного сервісу в компанії
- Вища освіта
- 3+ років досвіду у сфері Executive / Administrative Support
- Досвід роботи з топ-менеджментом (first line / Leadership Team)
- Вільне володіння українською мовою, англійська — upper- intermediate