Budget and Reporting Coordinator

International Rescue Committee · N'Djamena

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The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

L'IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire provoquée par l'afflux de réfugiés du Darfour vers l'est du Tchad, avec une intervention dans le camp de réfugiés d'Oure Cassoni. L'assistance aux réfugiés soudanais s'est maintenant étendue à la gestion de dix camps à l'est et d'un camp à l'ouest, avec une assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, de nutrition et d'eau, d'hygiène et assainissement.

En 2012, pour répondre à la sécheresse et à l'insécurité alimentaire, l'IRC a étendu sa couverture géographique dans la région du Guéra. L'IRC travaille actuellement dans trois districts sanitaires, Mongo, Mangalmé et Melfi, et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale.

En mai 2016, l'IRC a ouvert un bureau dans la région du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram L'IRC met en œuvre des projets d'assistance dans les domaines de la santé, de la nutrition ainsi que de la protection et de la réponse à la violence basée sur le genre.

L'IRC Tchad s'engage dans son plan d'action stratégique 2025-2030 à continuer à fournir des services humanitaires essentiels en matière de santé, de nutrition et de protection / VBG, tout en améliorant le bien-être économique et en renforçant la résilience des bénéficiaires, en particulier des femmes et des filles. L'IRC Tchad continuera à travailler avec et à soutenir étroitement les acteurs étatiques / ministères de tutelle dans les domaines clés afin que les actions de l'IRC soient intégrées dans les politiques nationales pour assurer une meilleure appropriation des actions entreprises.

APERCU DU POSTE

Le/La Coordinateur/trice Budget et Reporting assiste le Directeur Adjoint des Finances dans la gestion du département Budget et Reporting. Il/Elle apporte un soutien technique et opérationnel dans la planification budgétaire, le suivi financier, la production des rapports financiers et des bailleurs, ainsi que dans la supervision, la formation et la gestion du personnel. Il/Elle contribue également au renforcement des contrôles internes, à la gestion des partenariats et à la mise en œuvre des politiques et procédures financières afin d’assurer la conformité et l’atteinte des objectifs du programme pays.
 

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Le/La Coordinateur/trice Budget et Reporting est responsable de l’orientation stratégique et de la supervision globale de la gestion budgétaire et du reporting financier du programme pays. Sous la supervision du Directeur Adjoint des Finances, il/elle assure la planification, le suivi et l’analyse des budgets, la supervision financière des partenariats, ainsi que le renforcement des capacités et l’accompagnement technique du personnel finance. Il/Elle contribue également à l’amélioration des processus financiers, à la qualité des rapports financiers et au respect des exigences des bailleurs de fonds et des politiques de l’IRC.

Budget:

• Aider à la préparation et à la révision des propositions et des budgets des programmes et des subventions.

• Participer à la préparation et à la mise à jour du budget de fonctionnement du pays, y compris la préparation de directives budgétaires pour aider les responsables de programme à formuler les budgets.

• Conformément aux exigences des donateurs et à la politique de l'IRC, il élabore le budget des opérations sur le terrain et suit la méthodologie d'allocation des frais généraux aux budgets de subvention pour couvrir les besoins opérationnels des programmes.

• Travailler avec le personnel du programme pour préparer les budgets des subventions afin de soutenir les réalignements pour assurer une couverture adéquate des coûts de fonctionnement et des coûts directs et indirects de NY.

• Examen mensuel des résultats réels par rapport au budget afin de garantir l'utilisation maximale des montants budgétisés et de fournir des recommandations pour les réalignements, le cas échéant.

• Assurer la surveillance des dépenses de subventions actives par rapport au budget afin de s'assurer que les dépenses sont conformes aux objectifs et que les écarts/reclassements sont réduits au minimum.

• Préparer ou examiner les journaux d'ajustement pour corriger les erreurs de codage, les reclassifications, etc.

• Participer à l'ouverture/la clôture des subventions et aux réunions mensuelles de révision du BVA.

• Assurer le suivi et fournir un retour d'information au personnel des opérations et des programmes sur les points d'action des réunions BVA précédentes et proposer des journaux d'ajustement nécessaires pour tous les rapports BVA et financiers en conformité avec les règlements des donateurs.

• S'assurer que les prévisions sont mises à jour pour les subventions et préparer une analyse avec les chiffres réels pour montrer les écarts et les domaines d'amélioration.

Rapports des Donateurs

• Préparer et consolider les rapports financiers des subventions et les soumettre à l'examen du directeur adjoint des finances.

• Analyse du budget du partenariat par rapport aux résultats réels afin d'identifier les problèmes de comptabilité ou de conformité.

• Identification des problèmes de procédure ou de formation à résoudre pour améliorer la qualité des rapports de données. Informer régulièrement le directeur adjoint des finances des problèmes à résoudre concernant les rapports financiers des partenaires.

• Assurer la soumission en temps voulu des rapports financiers, y compris des actifs, et veiller à ce que toutes les échéances soient communiquées aux donateurs en temps voulu. Assurer une liaison proactive avec le responsable du projet ou le coordinateur budgétaire/donateur si les délais ne peuvent être respectés.

Autres tâches

• Contribuer au bon fonctionnement général du département financier en assumant toute autre tâche assignée par le superviseur.

• Contribuer à l'amélioration générale du système financier et comptable de l'IRC Tchad en faisant des recommandations au superviseur sur les domaines spécifiques qui pourraient être améliorés.

• Programmer et coordonner la réunion financière hebdomadaire, y compris les finances sur le terrain, et diffuser les minutes et les actions avec le personnel financier.

• Fournir un soutien aux défis et l'assistance nécessaire pour exécuter la tâche hebdomadaire du département des finances à partir des réunions.

• Coordonner la communication entre les subventions, les programmes et les sous-bénéficiaires de l'IRC.

• En collaboration avec l'unité subvention/le chef de projet, convoquer régulièrement des réunions de coordination des partenaires.

• Documenter et partager les comptes rendus des réunions de coordination des partenaires, assurer le suivi des points d'action convenus lors de la réunion de coordination avec les partenaires.

• Travailler et maintenir une communication régulière avec les coordinateurs sectoriels pour l'intégration du programme par la mise en œuvre de projets impliquant des partenaires.

• Contribuer au travail d'équipe et au jeu d'équipe.

• Remplacer le directeur adjoint des Finances, en cas de besoin.

PRINCIPALES RELATIONS DE TRAVAIL

• Superviseur Hiérarchique :  Directeur Adjoint, Finance
  Position sous supervision directe : Budget and Reporting/Senior Finance Manager, Finance Manager US/OCHA Funding

• Supervision indirecte : NA

• Autres contacts internes et / ou externes 

• Internes : équipes de Programmes, Operations et Subventions

• Externes : partenaires, ONG internationales et locales, agences des Nations Unies

EXIGENCES DU POSTE

Education:

• Licence ou maîtrise en comptabilité, commerce ou études commerciales.

• Une qualification en comptabilité professionnelle sera un avantage supplémentaire.

Expérience

• Minimum 3 ans d'expérience dans un département financier actif d'une ONG internationale.

• Une expérience de travail avec la comptabilité informatisée est requise, la comptabilité ERP (D365) est préférable.

Compétences et aptitudes

Préférées

• Capacité à travailler avec une supervision limitée, être flexible et à l'aise dans un environnement de travail multiculturel.

• Excellentes compétences interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps avec la capacité d'organiser des tâches simultanément et de prioriser le travail.

• Maîtrise avancée de Microsoft Windows, Word, Excel, Access et Microsoft Outlook.

• Doit avoir le sens du détail

• Solides compétences en communication orale et écrite

• Honnête, fiable et digne de confiance

• Maîtrise de l'anglais et du français parlés et écrits

• Capacité à travailler sous pression.

• Capacité à maintenir le plus haut degré de discrétion et de confidentialité

• Volonté d'adhérer aux règles de l'IRC et de les appliquer.

• Doit être capable de gérer efficacement une charge de travail importante

• Connaissance approfondie des lois et pratiques du travail au Tchad

Obligatoires

• Engagé.e dans la mission et les principes de l'International Rescue Committee.

• Gestion opérationnelle - comprendre les politiques et systèmes de l'IRC et les appliquer efficacement.

• Applique une utilisation efficace des ressources.

• Gestion des programmes - Maîtrise de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des projets.

• Capacité à travailler dans un environnement d'équipe.

• Capacité à travailler avec du personnel de tous niveaux.

• Capacité à identifier rapidement les questions, les problèmes et les opportunités et à en informer le supérieur hiérarchique.

• Axé sur les résultats - veille à ce que les buts, les objectifs et les délais soient respectés.

• Modèle de rôle - Met en place des pratiques de travail efficaces par le biais du modèle de rôle.

• Respectueux tant au sein de l'organisation qu'avec les interactions externes.

• Autogestion - Capacité à s'adapter et à apprendre, à accepter les critiques constructives et les instructions des supérieurs.

• Peut communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit dans tous les services.

• Respecte ses engagements et travaille dans le sens des objectifs de l'organisation, en faisant preuve de cohérence.

Conditions :

Lieu : N’Djamena avec déplacements fréquents sur le terrain au Tchad

Sécurité : Contexte phase jaune

Les candidat.e.s tchadien.nes qualifié.e.s, résidant au Chad ou à l'étranger, sont vivement encouragé.es à postuler.

JOB DESCRIPTION (ENGLISH VERSION)

The IRC began operations in Chad in 2004 to respond to the humanitarian crisis caused by the influx of refugees from Darfur to eastern Chad, with an intervention in the Ouré Cassoni refugee camp. Assistance to Sudanese refugees has now extended to the management of ten camps in the east and one camp in the west with assistance to refugees and local communities in health, nutrition and water, hygiene and sanitation.

In 2012, to respond to drought and food insecurity, IRC extended its geographic coverage in the Guéra region. IRC is currently working in three health districts, Mongo, Mangalmé and Melfi, and provides services for the prevention and treatment of malnutrition to the local population.

In May 2016, IRC opened an office in the Lake region to respond to the Boko Haram crisis. The IRC implements assistance projects in the areas of health and nutrition, as well as protection and response to gender-based violence.

IRC Chad is committed in its 2025-2030 strategic action plan to continue providing essential humanitarian services in health, nutrition and protection / GBV, while improving economic well-being and strengthening the resilience of beneficiaries, especially women and girls. IRC Chad will continue to work with and closely support state actors / line ministries in key areas so that IRC actions are integrated into national policies to ensure better ownership of actions undertaken.

JOB OVERVIEW

The Budget and Reporting Coordinator assists the Deputy Director of Finance in the management of the Budget and Reporting Department. He/She provides technical and operational support in budget planning, financial monitoring, and the production of financial and donor reports, as well as in the supervision, training, and management of staff. He/She also contributes to strengthening internal controls, managing partnerships, and implementing financial policies and procedures to ensure compliance and the achievement of the country program's objectives.

MAIN RESPONSIBILITIES

The Budget and Reporting Coordinator is responsible for the strategic direction and overall oversight of budget management and financial reporting for the country program. Under the supervision of the Deputy Director of Finance, he/she ensures the planning, monitoring, and analysis of budgets, the financial oversight of partnerships, as well as the capacity building and technical support of finance staff. He/She also contributes to improving financial processes, the quality of financial reports, and compliance with donor requirements and IRC policies.

Budget

• Assists with the preparation and revision of program and grant proposals and budgets.

• Assists in the preparation and maintenance of the country’s Operating Budget; including preparation of budget guidelines to assist program managers in formulating budgets.

• In compliance with donor requirements and IRC policy develops the “Field Operations/Overhead” budget and follows the methodology for allocation of overhead to grant budgets to cover programs operational needs.

• Working with program staff to prepare grant budgets to support realignments to ensure adequate coverage of operating costs and NY direct and indirect costs.

• Monthly review of actual vs. budget results to ensure maximum utilization of budgeted amounts and to provide recommendations for realignments as required.

• Provide oversight of active grant spending against budget to ensure expenditure is on target and variances/reclassifications are minimized.

• Prepare or review adjustment journals for correcting coding errors, reclassifications etc.

• Participate in Grants Opening/Closing and monthly BVA review meetings.

• Follow up and provide feedback to operations and program staff on action points from the previous BVA meetings and propose adjustment journals required for all BVA and financial reports in compliance with donor’s regulations

• Ensure forecasts are updated for grants and prepare analysis with actuals to show variance and area of improvement.

Donor Reports

• Preparation and consolidation of grant financial reports and submit them to the Deputy Director, Finance, for review.

• Analysis of Partnership budget versus actual results to identify problems in accounting or compliance.

• Identification of procedural or training issues to be addressed to improve the quality of data reporting. Regularly update the Deputy Director, Finance on issues that need to be addressed regarding partners’ financial reports.

• Ensure timely submission of financial reports, including assets, and that all deadlines are communicated to donors in a timely manner. Proactively liaise with the project manager or Budget Coordinator/donor if deadlines cannot be met.

Other Duties

• Contribute to the overall proper functioning of the Finance department by taking on any other duties assigned by supervisor.

• Contribute to the overall improvement of the financial and accounting system in IRC Chad by providing recommendation to supervisor for consideration on specific areas that could be improved.

• Schedule and coordinate weekly finance meeting including field finance and disseminate minutes and actions with the finance staff.

• Provide support with the challenges and assistance needed to run the finance department weekly task from the meetings.

• Coordinate communication between IRC grants, programs, and sub-grantees.

• In collaboration with the Grant unit/ Project managers convening regular partners’ coordination meeting

• Document and share minutes of partners’ coordination meetings, follow up with partners on action points agreed in the coordination meeting

• Work and maintain regular communication with sector coordinators for Program integration through implementation of projects involving partners

• Contribute to teamwork and team play.

• Step in to cover for the Deputy Director, Finance, as needed.

KEY WORKING RELATIONSHIPS

• Position reports to: Deputy Director, Finance
  Positions under direct supervision: Budget and Reporting/Senior Finance Manager, Finance Manager US/OCHA Funding

• Indirect reporting: NA

• Other Internal and/or external contacts

• Internal: Program, Partnership, Operations and Grants teams

• External: partners, international and national NGOs, UN agencies

JOB REQUIREMENT

Education

• Bachelor’s degree or master’s in accounting, Commerce or Business Studies.

• Qualification in Professional Accountancy will be an added advantage

Experience

• Minimum 3 years’ experience in a busy finance department with an International NGO.

• Experienced working with computerized accounting is required, ERP accounting (D365) preferable.

Skills and Abilities

Preferred

• Able to work with limited supervision, be flexible and comfortable in a multi-cultural workforce

• Excellent interpersonal, organizational, and time management skills with the ability to organize tasks simultaneously and prioritize work.

• Advanced proficiency in Microsoft Windows, Word, Excel, Access, and Microsoft Outlook

• Must be detail-oriented

• Strong oral and written communication skills

• Honest, reliable, and trustworthy

• Fluency in spoken and written English and French

• Ability to work under pressure.

• Ability to maintain the highest degree of discretion and confidentiality

• Willing to adhere to and carry out the IRC rules.

• Must be able to handle large workload effectively

• Thorough knowledge of Chad labor laws and practices

Mandatory

• Committed to the mission and principles of the International Rescue Committee.

• Operational management – understand IRC policies and systems and applies them effectively.

• Applies effective utilization of resources.

• Program Management - Proficiency in project planning, implementation, and monitoring.

• The ability to work within a team environment.

• Ability to work with all grades of staff.

• The ability to identify issues, problems, and opportunities early and informs line manager.

• Results driven – ensures goals, objectives and deadlines are met.

• Role model – Builds effective work practices through role model.

• Respectful both within the organization and with external interactions.

• Self-Management - The ability to adapt and learn, accept constructive criticism and instructions from superiors.

• Can communicate effectively both verbally and in written communication across all departments.

• Lives up to commitment and works towards the aims of the organisation, showing consistency.

Conditions:

Location: N’Djamena with frequent travel to the field.

Security: Yellow phase context
 

Qualified Chadian nationals, both within and outside Chad, are strongly encouraged to apply.

Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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