Director General Office Manager
Misk Foundation · Riyadh
الهدف والغرض من الوظيفة
تنظيم وإدارة مكتب المدير العام ومساعدة المدير العام في الأعمال اليومية والتأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا.
المهام و المسؤوليات
- تحديد وصياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب المدير العام.
- المشاركة في صياغة إجراءات إدارة مكتب المدير العام وكل ما يتبع له.
- استقبال زوار المدير العام.
- الإشراف على إظهار مكتب المدير العام بمظهر لائق من حيث النظافة والترتيب.
- مراجعة و اعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير العام، وبيان ما تم تأجيله مع ذكر الأسباب التي دعت للتأجيل.
- إعداد خطة أسبوعية تتضمن جدول الأعمال الخاص بالمدير العام.
- مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير.
- التأكد من حفظ جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام بشكل يضمن سلامتها وسرعة الوصول إليها عند الحاجة.
- مراجعة أعمال استلام البريد الوارد وفهرسة هذه المستندات قبل عرضها على المدير العام.
- مراجعة أعمال استلام و إرسال رسائل البريد الالكتروني الخاصة بالمدير العام وفهرسة هذه الرسائل.
- مراجعة أعمال تسجيل البريد الصادر والوارد.
- حضور جميع الاجتماعات و الجلسات التي يكون المدير العام طرفاً فيها وبناء على رغبة المدير العام.
- مراجعة التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير العام وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
- مراجعة تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها.
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسؤولي الصيانة من داخل المدارس ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام.
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية في مكتب المدير العام.
- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لها المدير العام.
- مراجعة حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام وتنظيم رحلات العمل.
- مساعدة الإدارة العليا في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف.
نطاق المسؤولية و الإشراف
السائقيين - عمال البوفيه الخاص بالمدير العام.
مدير مكتب المدير العام