HR Operations Support Officer Belgium & Netherlands

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Vous êtes passionné.e par les Ressources Humaines, mais aussi par l’amélioration des processus, la digitalisation et la recherche de solutions concrètes ?Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux, aimez simplifier, optimiser et faire évoluer les processus, et avez à cœur de transformer les idées en solutions concrètes ? Alors cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez notre équipe !

Votre mission

En tant que HR Operations Support Officer, vous jouez un rôle clé dans la gestion et l’évolution de nos processus RH en Belgique et aux Pays-Bas.

En collaboration avec le HR Administration Manager et les HR Business Partners, vous assurez la qualité de l’administration du personnel tout en étant force de proposition pour simplifier, digitaliser et améliorer nos façons de travailler.

Vos principales responsabilités

Administration du personnel

• Assurer le suivi et la qualité des processus d’administration du personnel et des données RH.
• Gérer les contrats, avenants, absences, maladies, interruptions de carrière et autres événements administratifs.
• Être un point de contact privilégié pour les collaborateurs et les équipes RH.
• Veiller à la fiabilité, à la conformité et à la mise à jour des dossiers et données RH.
• Collaborer avec les HR Business Partners, Payroll, Finance et les différents partenaires externes.

Safety & Health

• Assurer le suivi administratif et opérationnel des examens médicaux obligatoires liés aux fonctions de sécurité.
• Coordonner l’organisation des visites médicales avec les partenaires externes.
• Assurer le suivi des accidents du travail, en collaboration avec les assureurs, les managers, Safety et les conseillers en prévention.
• Veiller à la qualité et à la mise à jour des données liées à la surveillance de la santé et aux fonctions de sécurité.
• Assurer le suivi des dossiers et coordonner les actions avec les différentes parties prenantes.
• Participer aux réunions avec les équipes Safety & Health et les organismes de prévention externes.
• Maintenir une bonne connaissance des procédures et obligations applicables en matière de santé et de sécurité au travail.

Gestion documentaire

• Être le/la référent.e People pour le système de gestion documentaire GEDOC.
• Coordonner la création, la mise à jour, la validation et la diffusion des instructions, procédures et politiques RH.
• Garantir la disponibilité, la cohérence et la traçabilité des documents de référence.
• Organiser et préparer les réunions de suivi avec les parties prenantes et assurer le suivi des actions.
• Accompagner les utilisateurs dans leurs recherches documentaires et les orienter vers les documents appropriés.
• Veiller à l’accessibilité et à la bonne diffusion des documents applicables au département People.

Amélioration continue & digitalisation

• Identifier les irritants et inefficacités, analyser leurs causes et proposer des solutions pragmatiques.
• Contribuer à la digitalisation, l’automatisation et la standardisation des processus et outils RH.
• Challenger les processus existants et identifier des opportunités de simplification et d’optimisation.
• Participer à différents projets RH et accompagner leur mise en œuvre.
• Préparer des analyses, reportings et indicateurs permettant de fiabiliser les processus et de faciliter la prise de décision.

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Bent u gepassioneerd door Human Resources, maar ook door procesverbetering, digitalisering en het zoeken naar concrete oplossingen? Bent u vertrouwd met digitale tools, houdt u ervan om processen te vereenvoudigen, te optimaliseren en verder te ontwikkelen, en zet u ideeën graag om in concrete oplossingen? Dan is deze opportuniteit iets voor u. Versterk ons team!

Uw functie

Als HR Operations Support Officer speelt u een sleutelrol in het beheer en de verdere ontwikkeling van onze HR-processen in België en Nederland.

In samenwerking met de HR Administration Manager en de HR Business Partners staat u in voor de kwaliteit van de personeelsadministratie en bent u tegelijkertijd een drijvende kracht achter het vereenvoudigen, digitaliseren en verbeteren van onze manier van werken.

Uw verantwoordelijkheden

Personeelsadministratie

• Instaan voor de opvolging en kwaliteit van de processen rond personeelsadministratie en HR-gegevens.
• Beheren van contracten, addenda, afwezigheden, ziekte, loopbaanonderbrekingen en andere administratieve gebeurtenissen.
• Fungeren als een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers en HR-teams.
• Waken over de betrouwbaarheid, conformiteit en actualisering van personeelsdossiers en HR-gegevens.
• Samenwerken met de HR Business Partners, Payroll, Finance en verschillende externe partners.

Safety & Health

• Instaan voor de administratieve en operationele opvolging van verplichte medische onderzoeken die verband houden met veiligheidsfuncties.
• De organisatie van medische onderzoeken coördineren met externe partners.
• De opvolging van arbeidsongevallen verzekeren, in samenwerking met verzekeraars, managers, Safety en preventieadviseurs.
• Waken over de kwaliteit en actualisering van gegevens met betrekking tot gezondheidstoezicht en veiligheidsfuncties.
• Dossiers opvolgen en acties coördineren met de verschillende betrokken partijen.
• Deelnemen aan vergaderingen met de Safety & Health-teams en externe preventiediensten.
• Een goede kennis onderhouden van de procedures en wettelijke verplichtingen op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk.

Documentbeheer

• Fungeren als People-referentiepersoon voor het documentbeheersysteem GEDOC.
• De creatie, actualisering, validatie en verspreiding van HR-instructies, procedures en beleidsdocumenten coördineren.
• De beschikbaarheid, consistentie en traceerbaarheid van referentiedocumenten garanderen.
• Opvolgingsvergaderingen met stakeholders organiseren en voorbereiden en de opvolging van de acties verzekeren.
• Gebruikers begeleiden bij hun zoektocht naar documenten en hen naar de juiste documenten verwijzen.
• Waken over de toegankelijkheid en correcte verspreiding van de documenten die van toepassing zijn binnen de afdeling People.

Continue verbetering & digitalisering

• Knelpunten en inefficiënties identificeren, de oorzaken ervan analyseren en pragmatische oplossingen voorstellen.
• Bijdragen aan de digitalisering, automatisering en standaardisering van HR-processen en -tools.
• Bestaande processen kritisch in vraag stellen en opportuniteiten voor vereenvoudiging en optimalisatie identificeren.
• Deelnemen aan verschillende HR-projecten en de implementatie ervan ondersteunen.
• Analyses, rapporteringen en KPI's voorbereiden om processen betrouwbaarder te maken en de besluitvorming te ondersteunen.

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Are you passionate about Human Resources, but also about process improvement, digitalisation and finding practical solutions? Are you comfortable with digital tools, enjoy simplifying, optimising and evolving processes, and are motivated by turning ideas into concrete solutions? Then this opportunity is for you. Join our team!

Your role

As an HR Operations Support Officer, you will play a key role in managing and continuously improving our HR processes in Belgium and the Netherlands.

Working closely with the HR Administration Manager and the HR Business Partners, you will ensure the quality of personnel administration while also driving initiatives to simplify, digitalise and improve the way we work.

Your responsibilities

Personnel Administration

• Ensure the follow-up and quality of personnel administration processes and HR data.
• Manage contracts, amendments, absences, sickness, career interruptions and other administrative events.
• Act as a key point of contact for employees and HR teams.
• Ensure the reliability, compliance and up-to-date status of HR records and data.
• Collaborate with HR Business Partners, Payroll, Finance and various external partners.

Safety & Health

• Ensure the administrative and operational follow-up of mandatory medical examinations related to safety-sensitive functions.
• Coordinate the organisation of medical examinations with external partners.
• Ensure the follow-up of work-related accidents, in collaboration with insurers, managers, Safety teams and prevention advisors.
• Ensure the quality and accuracy of data related to health surveillance and safety-sensitive functions.
• Follow up on cases and coordinate actions with the various stakeholders involved.
• Participate in meetings with the Safety & Health teams and external prevention services.
• Maintain a good knowledge of applicable procedures and obligations relating to occupational health and safety.

Document Management

• Act as the People reference person for the GEDOC document management system.
• Coordinate the creation, updating, validation and distribution of HR instructions, procedures and policies.
• Ensure the availability, consistency and traceability of reference documents.
• Organise and prepare follow-up meetings with stakeholders and ensure the follow-up of actions.
• Support users in their document searches and guide them towards the appropriate documents.
• Ensure the accessibility and proper distribution of documents applicable to the People department.

Continuous Improvement & Digitalisation

• Identify pain points and inefficiencies, analyse their root causes and propose pragmatic solutions.
• Contribute to the digitalisation, automation and standardisation of HR processes and tools.
• Challenge existing processes and identify opportunities for simplification and optimisation.
• Participate in various HR projects and support their implementation.
• Prepare analyses, reports and KPIs to improve process reliability and facilitate decision-making.

Requirements

Vous êtes une personne proactive, curieuse et orientée solutions, qui aime questionner l’existant et identifier de nouvelles façons de travailler plus efficacement.

Vous disposez de :

• Un Bachelor idéalement en Ressources Humaines ou domaine équivalent.
• Minimum 5 ans d’expérience dans une fonction similaire, idéalement en administration du personnel ou dans un environnement RH opérationnel.
• Une forte sensibilité à l’amélioration continue et à la digitalisation des processus.
• Une bonne capacité d’analyse et un réel esprit orienté solutions.
• Une excellente organisation, de la rigueur et le souci du détail.
• Une bonne aisance avec les outils digitaux et la Suite Microsoft Office, notamment Excel.
• Une expérience avec un SIRH et/ou des outils de gestion du temps.
• Un excellent sens du service et une communication claire et empathique.
• Une capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant avec des interlocuteurs variés.
• Une excellente maîtrise du français et une bonne connaissance du Néerlandais et d'Anglais

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U bent een proactieve, nieuwsgierige en oplossingsgerichte professional die graag bestaande werkwijzen in vraag stelt en nieuwe manieren zoekt om efficiënter te werken.

U beschikt over:

• Een Bachelor, bij voorkeur in Human Resources of een gelijkwaardige opleiding.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie, idealiter binnen personeelsadministratie of een operationele HR-omgeving.
• Een sterke affiniteit met continue verbetering en digitalisering van processen.
• Sterke analytische vaardigheden en een uitgesproken oplossingsgerichte mindset.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid en oog voor detail.
• Een goede digitale vaardigheid en een vlotte kennis van de Microsoft Office Suite, in het bijzonder Excel.
• Ervaring met een HRIS en/of tools voor tijdsregistratie en tijdbeheer.
• Een sterk gevoel voor dienstverlening en een duidelijke, empathische communicatiestijl.
• Het vermogen om zelfstandig te werken en tegelijkertijd vlot samen te werken met verschillende stakeholders.
• Een uitstekende beheersing van het Frans en een goede kennis van het Nederlands en het Engels.

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You are a proactive, curious and solution-oriented professional who enjoys challenging existing practices and identifying new ways of working more efficiently.

You have:

• A Bachelor’s degree, ideally in Human Resources or an equivalent field.
• At least 5 years of experience in a similar role, ideally in personnel administration or an operational HR environment.
• A strong interest in continuous improvement and process digitalisation.
• Strong analytical skills and a genuine solution-oriented mindset.
• Excellent organisational skills, attention to detail and a high level of accuracy.
• Strong digital skills and good knowledge of the Microsoft Office Suite, particularly Excel.
• Experience with an HRIS and/or time management tools.
• A strong service-oriented mindset and clear, empathetic communication skills.
• The ability to work independently while collaborating effectively with a wide range of stakeholders.
• Excellent command of French and good knowledge of Dutch and English.

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