Associé au support client

Arthur J. Gallagher · Montréal

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Pourquoi choisir Aerotek?

Aerotek est une entreprise d’Allegis Group, la plus importante agence de dotation de personnel en Amérique du Nord. Nous sommes une organisation privée détenant plus de 250 bureaux dans cette partie du continent et nous travaillons avec 95 % des sociétés faisant partie de la liste Fortune 500.

Résumé
Veiller à ce que nos employés contractuels, nos clients et nos équipes de vente reçoivent un service supérieur dans les domaines des ressources humaines, de la comptabilité et du soutien administratif.
Tâches et responsabilités essentielles
L'associé au support client (CSA) est chargé de s'assurer que nos clients, y compris, mais sans s'y limiter, les employés contractuels, les clients et les équipes de vente locales reçoivent un soutien supérieur en matière de ressources humaines, de paie et d'avantages sociaux. L'ASC est également le principal agent de liaison avec le siège social pour toutes les questions liées à la comptabilité. Les responsabilités spécifiques comprennent :

• Assurer le service client du front office (téléphone et réception).
• Compléter la paie interne.
• Gérer l'audit et la collecte des fiches de pointage (y compris contacter les entrepreneurs et/ou les clients pour les fiches de pointage manquantes) dans PeopleSoft et AHCS.
• Audit du rapport de facturation du temps et de l'audit.
• Gérer la distribution et l'explication des numéros de commission prévus et réels.
• Résolution de tous les problèmes liés aux spreads et aux commissions.
• S'assurer que les feuilles de temps pour les comptes d'exception AHCS sont soumises à l'associé de l'entreprise en temps opportun.
• Gérer le processus de chômage, y compris les réclamations et les audiences.
• Gérer le programme d'indemnisation des accidents du travail, y compris l'éducation, le dépôt des réclamations et les emplacements alternatifs de service léger.
• Gérer le traitement de la paie (tri, trucs et courrier).
• Résolution de tous les problèmes de paie et de facturation (ajustements, chèques perdus, problèmes de facturation, etc.)
• Gestion de tous les classements.* S'assurer qu'un approvisionnement adéquat de paquets de pré-emploi est disponible.
• Remplir les documents de pré-embauche avec les entrepreneurs.
• Gestion de l'entrepreneur et du programme d'avantages sociaux internes.
• Assurer la saisie précise et opportune des départs et des arrivées dans PeopleSoft.
• Audit des rapports New Starts.
• Gestion du dossier RH.
• Vente de dépôt direct ou dépôt électronique et CashPay à tous les entrepreneurs et clients.
• Gestion de l'utilisation de DHL ou FEDEX.
• Assurer le traitement en temps opportun des formulaires de crédit d'impôt.
• Assurer des niveaux adéquats de fournitures administratives et de cuisine.
• Gestion du compte P Card.

Responsabilités de supervision
S'assurer que le plus haut niveau de service client est fourni à nos clients et employés internes et externes. L'ASC doit s'acquitter de ses responsabilités de surveillance conformément aux politiques de l'organisation et aux lois applicables.
Qualifications
Pour effectuer ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d'accomplir les tâches essentielles de manière satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessous doivent être remplies pour accomplir les tâches et responsabilités essentielles du poste.
Formation et/ou expérience
Diplôme BA / BS en ressources humaines, commerce et comptabilité préféré.
2 ans et plus d'expérience dans un poste lié au service à la clientèle.
Capacité d'établir des priorités, d'organiser, de résoudre des problèmes et de respecter les délais et les objectifs.
Capacité à communiquer efficacement et à assurer un suivi approprié.

Summary
Ensuring our contract employees, clients, and sales teams receive superior service in the areas of human resources, accounting, and administrative support.
Essential Duties and Responsibilities
The Customer Support Associate (CSA) is responsible for ensuring our customers including, but not limited to contract employees, clients and local sales teams receive superior human resource, payroll and benefits support. The CSA is also the primary liaison with the corporate office regarding all accounting related issues. Specific responsibilities include:

• Ensuring front office customer service (telephone and reception desk).
• Completing internal payroll.
• Managing timecard audit and collection (including contacting contractors and/or clients for missing timecards) in PeopleSoft and AHCS.
• Time and Audit Billing report audit.
• Managing the distribution and explanation of expected and actual commission numbers.
• Resolution of all spread and commission related issues.
• Ensuring timecards for AHCS exception accounts are submitted to corporate associate in a timely manner.
• Managing the Unemployment Process including claims and hearings.
• Managing the Worker's Compensation Program including education, filing claims and alternate light duty locations.
• Managing the processing of payroll (sort, stuff and mail).
• Resolution of all payroll and invoicing issues (adjustments, lost checks, invoice issues, etc.)
• Managing all filing.
• Ensuring an adequate supply of Pre Employment Packets are on hand.
• Completing pre employment paperwork with contractors.
• Managing contractor and internal benefits program.
• Ensuring the accurate and timely entry of starts and finishes in PeopleSoft.
• Audit of New Starts reports.
• Managing the HR folder process.
• Selling Direct Deposit or electronic deposit and CashPay to all contractors and clients.
• Managing the use of DHL or FEDEX.
• Ensuring the timely processing of Tax Credit Forms.
• Ensuring adequate levels of administrative and galley supplies.
• Managing P Card account.

Supervisory Responsibilities
To ensure that the highest level of customer service is provide to our internal and external customer and employees. The CSA must carry out the supervisory responsibilities in accordance with the organization's policies and applicable laws.
Qualifications
To perform this job successfully, an individual must be able to perform the essential duties satisfactorily. The requirements listed below must be met to perform the essential job duties and responsibilities.
Education and/or Experience
BA/BS degree in Human Resources, Business, and Accounting preferred.
2 + years experience in a customer service related position.
Ability to priorities, organize, problem solve and meet deadlines and goals.
Ability to communication effectively and provide proper follow up.

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