Adjoint(e) administratif(ve) juridique | Legal Administrative Assistant
Valsoft · Saint-Laurent
Valsoft est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) juridique pour se joindre à notre équipe à Montréal, Québec. Relevant de la parajuriste en chef, cette personne offrira un soutien administratif général à l’équipe juridique de Valsoft.
À PROPOS DE VALSOFT CORP.:
Fondée au Canada en 2015, Valsoft possède aujourd’hui un portefeuille mondial de plus de 118 entreprises. Elle acquiert et développe des sociétés de logiciels spécialisées dans des marchés verticaux, leur permettant d’offrir les meilleures solutions critiques à leurs clients dans leur secteur respectif. Un principe fondamental de la philosophie de Valsoft est d’investir dans des entreprises bien établies et de favoriser un environnement entrepreneurial, afin de les façonner en leaders dans leur domaine. Valsoft vise à acquérir, conserver et créer de la valeur grâce à des partenariats à long terme avec les équipes de direction en place.
APPROCHE D’INVESTISSEMENT:
Contrairement aux firmes de capital-investissement et de capital-risque, nous sommes des entrepreneurs qui achètent, développent et font croître des entreprises logicielles. C’est exact : nous ne revendons pas les entreprises. Nous formons une alliance stratégique avec les équipes de direction en place. Nous reconnaissons le dévouement et la persévérance nécessaires pour créer une entreprise, et nous accordons la priorité au bien-être des clients et des employés plutôt qu’aux objectifs à court terme.
CULTURE:
Valsoft est bien plus qu’un simple lieu de travail : nous sommes une équipe. Lorsque nous affirmons que les gens sont notre plus grand atout, nous le pensons sincèrement. Investir dans nos employés est notre priorité absolue. Nous créons un environnement où nos employés ressentent l’excitation du premier jour, jour après jour, favorisant une culture de performance et de collaboration. Nous célébrons nos réussites, et nous en sommes fiers. Nous rêvons grand, restons humbles et toujours motivés.
DESCRIPTION DU POSTE:
Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) juridique proactif(ve), organisé(e) et soucieux(se) du détail pour soutenir les activités quotidiennes de notre équipe juridique. Ce poste convient particulièrement à une personne qui aime gérer plusieurs priorités, coordonner les activités avec différents intervenants et veiller à ce que les documents, dossiers, échéances et demandes administratives soient traités avec précision et efficacité.
La personne retenue collaborera avec les équipes internes, les conseillers juridiques externes, les auditeurs, les prêteurs, les institutions financières, les fournisseurs et d’autres tiers. Il s’agit d’un rôle administratif qui ne nécessite pas de formation juridique officielle. Une expérience antérieure dans un environnement juridique, corporatif, de conformité, bancaire ou de services professionnels constitue un atout.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:
Dossiers corporatifs et gestion des entités
- Maintenir des renseignements exacts et à jour sur les sociétés et les entités juridiques, notamment leur statut, leurs administrateurs et dirigeants, leurs adresses commerciales, leurs numéros d’enregistrement et d’autres renseignements clés.
- Tenir à jour les livres de procès-verbaux et les dossiers électroniques, repérer les documents manquants et veiller à ce que les résolutions, ententes, certificats et autres documents signés soient correctement classés.
- Assurer le suivi des déclarations annuelles, des déclarations de confirmation, des dates de renouvellement et des autres obligations récurrentes de dépôt corporatif.
- Coordonner les modifications corporatives courantes et obtenir, au besoin, des extraits de registre, des certificats de conformité, des organigrammes et d’autres renseignements corporatifs.
Signatures et gestion documentaire
- Coordonner les signatures électroniques et manuscrites, assurer le suivi des documents en attente, envoyer des rappels et confirmer que les documents signés sont complets et correctement classés.
- Organiser l’envoi, le retour et l’entreposage des documents originaux et tenir à jour les registres indiquant leur emplacement.
- Coordonner les copies certifiées conformes, les authentifications notariales, les légalisations et les apostilles, en assurant la liaison avec les demandeurs, les signataires et les parties chargées de la certification.
Conseillers juridiques externes, factures et systèmes juridiques
- Ouvrir, surveiller et fermer les dossiers dans les logiciels de facturation juridique et effectuer les suivis nécessaires auprès des avocats internes et des conseillers juridiques externes concernant les dossiers en suspens ou inactifs.
- Examiner et acheminer les factures juridiques, enquêter sur les écarts de facturation et collaborer avec les approbateurs et l’équipe des comptes fournisseurs afin de résoudre les factures rejetées, en suspens ou impayées.
- Maintenir à jour les coordonnées des conseillers juridiques externes et contribuer à l’intégration de nouveaux cabinets d’avocats et fournisseurs, notamment en recueillant les documents bancaires, fiscaux et d’enregistrement requis.
Soutien KYC, conformité, audit et services bancaires
- Maintenir à jour les dossiers KYC (« Know Your Customer »), les documents corporatifs, les réponses approuvées aux questionnaires et les outils de suivi des dates d’expiration pour les principales entités.
- Remplir les formulaires courants liés aux processus KYC, AML, bancaires et d’intégration des cabinets d’avocats à l’aide des renseignements approuvés et des pièces justificatives.
- Coordonner les demandes de renseignements concernant les administrateurs, les actionnaires et les bénéficiaires effectifs ultimes, assurer le suivi des demandes en suspens et obtenir les signatures requises.
- Repérer et fournir les dossiers corporatifs demandés par les auditeurs, les banques, les prêteurs, les conseillers juridiques externes et les programmes gouvernementaux ou d’enregistrement.
- Soutenir les activités bancaires et de financement, notamment les mises à jour KYC, les registres des signataires autorisés, la collecte de documents et le suivi des éléments en suspens.
Fusions et acquisitions, propriété intellectuelle et enregistrements
- Soutenir l’administration liée aux acquisitions en mettant à jour les dossiers des entités, en organisant les documents post-clôture, en assurant le suivi des éléments en suspens et en transférant les dossiers définitifs vers les répertoires permanents.
- Effectuer le suivi des livres de procès-verbaux, des certificats d’actions originaux et des autres dossiers corporatifs des sociétés acquises, et contribuer à l’obtention de recherches corporatives pour les cibles d’acquisition.
- Maintenir à jour les outils internes de suivi des acquisitions, marques de commerce, noms de domaine, éléments de propriété intellectuelle et enregistrements gouvernementaux, notamment les dates de renouvellement, certificats d’enregistrement, numéros DUNS et identifiants SAM.gov.
Opérations juridiques générales
- Maintenir des dossiers juridiques et des répertoires documentaires organisés, sauvegarder les versions finales signées et supprimer les brouillons ou les distinguer clairement des versions définitives.
- Soutenir l’intégration des nouveaux membres de l’équipe juridique, notamment en coordonnant les demandes d’accès à Diligent, Brightflag, Tower, DocuSign, JIRA et aux autres systèmes juridiques.
QUALIFICATIONS REQUISES / MINIMALES:
- Trois ans d’expérience en administration, services corporatifs, opérations juridiques, conformité, services bancaires, services professionnels ou dans un environnement similaire.
- Excellentes compétences organisationnelles et grand souci du détail.
- Solide capacité de suivi et aptitude à gérer plusieurs demandes et éléments en suspens jusqu’à leur résolution.
- Capacité à gérer des priorités concurrentes et des échéances récurrentes dans un environnement au rythme soutenu.
- Excellentes aptitudes en communication interpersonnelle, verbale et écrite.
- Bon jugement et capacité à traiter des renseignements confidentiels et sensibles avec discrétion.
- Solides compétences en révision, gestion de fichiers et tenue de dossiers.
- Maîtrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en contribuant à un environnement d’équipe collaboratif.
- Approche proactive, débrouillarde et axée sur le service en matière de soutien administratif.
QUALIFICATIONS SUPPLÉMENTAIRES OU SOUHAITÉES (optionnel):
- Expérience au sein d’un service juridique, d’un cabinet d’avocats, d’un fournisseur de services corporatifs, d’une institution financière ou d’une autre organisation réglementée.
- Expérience comme adjoint(e) juridique, technicien(ne) juridique, parajuriste ou en secrétariat corporatif, un atout, mais non obligatoire.
- Expérience dans la tenue de dossiers corporatifs ou le soutien aux processus de gestion des entités.
- Expérience dans la coordination de signatures de documents, de certifications, d’authentifications notariales, de légalisations ou d’apostilles.
- Expérience dans la préparation de formulaires KYC, AML, bancaires, gouvernementaux ou d’intégration de clients ou de fournisseurs.
- Connaissance de Diligent, Brightflag, DocuSign, Tower, JIRA ou de plateformes juridiques et administratives similaires.
- Formation postsecondaire en administration des affaires, administration de bureau, administration juridique ou dans un domaine connexe.
- Forte volonté d’apprendre, de se développer et d’assumer de nouvelles responsabilités.
- Attitude positive et engagement envers la réussite collective.
Prêt(e) à joindre une équipe collaborative et innovante où vous pourrez avoir un impact immédiat?
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Legal Administrative Assistant
Montreal, Quebec | Valsoft Corporation | Full-time
DESCRIPTION:
Valsoft is looking for a Legal Administrative Assistant to join our team in Montreal, Quebec. Reporting to the Head Paralegal, the Legal Administrative Assistant will provide broad administrative support to Valsoft’s legal team.
ABOUT VALSOFT CORP.:
Established in Canada in 2015, Valsoft has grown to a global portfolio of 118+ companies, acquiring and developing vertical market software companies, enabling each business to deliver the best mission-critical solutions for customers in their respective industries. A key tenet of Valsoft’s philosophy is to invest in well-established businesses and foster an entrepreneurial environment that molds companies into leaders in their respective industries. Valsoft looks to buy, hold and create value through long-term partnerships with existing management.
INVESTMENT APPROACH:
Unlike private equity and venture capital firms, we are Entrepreneurs who Buy, Enhance and Grow Software Businesses. That’s right; we don’t sell businesses. We form a strategic alliance with existing management teams. We recognize the dedication and perseverance required to create a firm and place a premium on customers’ and workers’ well-being over short-term goals.
CULTURE:
Valsoft is more than just a place to work; we’re a team. We mean it when we say people are our greatest assets, so investing in them is our number one priority. We create an environment where our employees feel first-day-on-the-job excitement, day after day, creating a culture of high performers and collaboration. We celebrate our milestones, and we’re proud of them. We Dream Big, Stay Humble and Stay Hungry.
POSITION DESCRIPTION:
We are looking for a proactive, organized, and detail-oriented Legal Administrative Assistant to support the day-to-day activities of Valsoft’s legal team. This position is well suited to someone who enjoys managing multiple priorities, coordinating with different stakeholders, and ensuring that documents, records, deadlines, and administrative requests are handled accurately and efficiently.
The successful candidate will work with internal teams, external counsel, auditors, lenders, financial institutions, vendors, and other third parties. This is an administrative role and does not require formal legal training. Previous experience in a legal, corporate, compliance, banking, or professional-services environment would be considered an asset.
KEY RESPONSIBILITIES:
Corporate Records and Entity Management
- Maintain accurate corporate and legal-entity information, including entity status, directors and officers, business addresses, registration numbers, and other key details.
- Maintain corporate minute books and electronic records, identify missing documentation, and ensure executed resolutions, agreements, certificates, and other records are properly filed.
- Track annual returns, confirmation statements, renewal dates, and other recurring corporate filing obligations.
- Coordinate routine corporate changes and obtain registry extracts, certificates of good standing, organizational charts, and other corporate information as required.
Signatures and Document Management
- Coordinate electronic and wet-ink signatures, track outstanding documents, send reminders, and confirm that executed documents are complete and properly filed.
- Arrange the delivery, return, and storage of original documents and maintain records of their location.
- Coordinate certified true copies, notarizations, legalizations, and apostilles, liaising with requesters, signers, and certifying parties.
Outside Counsel, Invoices, and Legal Systems
- Open, monitor, and close matters in legal billing software and follow up with internal lawyers and outside counsel regarding outstanding or stale matters.
- Review and route legal invoices, investigate billing discrepancies, and work with approvers and Accounts Payable to resolve rejected, outstanding, or unpaid invoices.
- Maintain outside counsel contact information and assist with onboarding new law firms and vendors, including collecting required banking, tax, and registration documentation.
KYC, Compliance, Audit, and Banking Support
- Maintain current KYC packages, corporate documents, approved questionnaire responses, and expiry date trackers for key entities.
- Complete routine KYC, AML, banking, and law firm onboarding forms using approved information and supporting documentation.
- Coordinate requests for director, shareholder, and ultimate beneficial owner information, track outstanding requests, and obtain required signatures.
- Locate and provide corporate records requested by auditors, banks, lenders, external counsel, and government or registration programs.
- Assist with banking and financing matters, including KYC refreshes, authorized signatory records, document collection, and tracking outstanding deliverables.
M&A, Intellectual Property, and Registrations
- Support acquisition-related administration by updating entity records, organizing post-closing documents, tracking outstanding deliverables, and transferring final records to permanent repositories.
- Follow up on acquired company minute books, original share certificates, and other corporate records, and assist with obtaining corporate searches for acquisition targets.
- Maintain internal acquisition, trademark, domain name, intellectual-property, and government-registration trackers, including renewal dates, registration certificates, DUNS numbers, and SAM.gov identifiers.
General Legal Operations
- Maintain organized legal folders and document repositories, save final executed versions, and remove or clearly distinguish drafts.
- Support the onboarding of Legal team members, including access requests for Diligent, Brightflag, Tower, DocuSign, JIRA, and other Legal systems.
REQUIRED/MINIMUM QUALIFICATIONS:
- Three years of experience in administration, corporate services, legal operations, compliance, banking, professional services, or a similar environment.
- Exceptional organizational skills and attention to detail.
- Strong follow-through and the ability to track multiple requests and outstanding items through completion.
- Ability to manage competing priorities and recurring deadlines in a fast-paced environment.
- Strong interpersonal, verbal, and written communication skills.
- Sound judgment and the ability to handle confidential and sensitive information with discretion.
- Strong proofreading, file-management, and recordkeeping skills.
- Proficiency in Microsoft Office, including Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, and SharePoint.
- Ability to work autonomously while contributing to a collaborative team environment.
- Proactive, resourceful, and service-oriented approach to administrative support.
ADDITIONAL OR PREFERRED QUALIFICATIONS:
- Experience supporting a Legal department, law firm, corporate-services provider, financial institution, or other regulated organization.
- Legal-assistant, law-clerk, paralegal, or corporate-secretarial experience is an asset but is not required.
- Experience maintaining corporate records or supporting entity-management processes.
- Experience coordinating document execution, certifications, notarizations, legalizations, or apostilles.
- Experience completing KYC, AML, banking, government, customer, or vendor onboarding forms.
- Familiarity with Diligent, Brightflag, DocuSign, Tower, JIRA, or similar legal and administrative platforms.
- Post-secondary education in business administration, office administration, legal administration, or a related field.
- Strong willingness to learn, grow, and take on new responsibilities.
- Positive attitude and commitment to collaborative success.
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