Coördinator Project Support Office
Engie · Beveren
COÖRDINATOR PROJECT SUPPORT OFFICE
ENGIE Electrabel - Kerncentrale Doel
Kerncentrale Doel zoekt een Coördinator voor de dienst Project Office binnen Engineering Support
Jouw missie
De Project Support Office (PSO) geeft ondersteuning aan de projectorganisatie (voornamelijk aan de Project Managers) bij de processen en deelaspecten gekoppeld met de verschillende fasen van het projectbeheer, en werkt daarbij nauw samen met verschillende andere diensten in de organisatie van KCD.
De taak van de Coördinator PSO bestaat er in deze faciliterende werkzaamheden in goede banen te leiden binnen het PSO team, volgens instructie en ervaring. De voornaamste PSO taken zijn:
- Geven van ondersteuning aan de Project Managers in de breedste zin:
- met betrekking tot de juiste toepassing van de project management governance (richtlijnen, methoden & tools)
- bij de opmaak van comité nota's en rapporten
- bij het algemeen projectbeheer (SAP document management Key User taken, datakwaliteit,…)
- bij het opmaken van een project- en resource planning
- in de opmaak van bestellingen in het kader van projecten
- in het maken van de technische risico-analyse van projecten
- Overwaken van de performantie-indicatoren van het projectproces en proactief informeren van de project managers in geval van afwijkingen
- Begeleiden van de aanvragen van diensten Tractebel Engineering (Sporadische Bijstand, Work Activation Sheets)
- Ingave en opvolging van (projectgerelateerde) commitments ten overstaan van de veiligheidsautoriteiten
- Opmaken en up to date houden van praktische richtlijnen voor toepassing van de processen onder beheer van PSO
- Opvolgen van het VMK proces en contractorevaluaties in het kader van projecten
- Beheer van specifieke project Sharepoints, alsook de Sharepoint Project Management KCD
- Ondersteuning van de Contract, Claims & Risk Manager voor beheer van data in contractuele tools
- Ondersteuning in de organisatie van een NEIL audit (nucleaire verzekeraar)
- Organisatie en ondersteuning van de kwartaalmeetings met de verschillende project managers en controlling
- Rapporteringen en dashboards opmaken
- Beheer van het resource management proces
- Organiseren en coördineren van Project Reviews; deelname aan project reviews met het oog op het bewaken van de governance en opmaken en borgen van de verslagen in samenspraak met de Project Manager
- Zorgen voor de interface met de wijzigingsdatabank voor wat betreft project gerelateerde wijzigingen
- Assistentie aan de LTO en DECOM programma's op KCD (ihb voor LTO, taken betreffende de Globale Actielijst)
Als coördinator PSO ben je verantwoordelijk voor:
- het opvolgen van de kwaliteit en kostenefficiëntie van het externe PSO team in de dagdagelijkse taken. Hierbij staat continuïteit van de dienstverlening centraal.
- het bewaken van de naleving van de project governance en het uitvoeren van interne kwaliteitscontroles
- het verlenen van de technische en administratieve ondersteuning voor de project managers ("2e lijn support")
- vergaren en behouden van de technische kennis betreffende de Clarity PPM tool, als backup van het diensthoofd Projecten & Wijzigingen
- dagdagelijkse opvolging en beheer van de diverse functionele mailboxen
- ondersteuning aan het diensthoofd Projecten & Wijzigingen en aan het afdelingshoofd Engineering Support bij de voorbereiding en de verslaggeving van de projectencomités
- het mee vertegenwoordigen van PSO in de interne meetings waarin PSO betrokken is
Kwalificaties
- je drukt je vlot uit en kan gemakkelijk vergaderingen faciliteren, ook al worden technische onderwerpen besproken
- kennis van de werking van een (nucleaire) elektriciteitscentrale is een pluspunt
- je bent administratief sterk en hebt bij voorkeur enige ervaring met administratieve processen
- je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en van de spelling
- je beschikt over een zeer goede kennis van de gangbare informaticatools (MS Word, Excel, PowerPoint, Acrobat Writer,...); kennis van Access is een pluspunt
- kennis van SAP DMS (documentbeheer) is een pluspunt
- kennis van onze onderneming en haar interne werking zijn een pluspunt
- je bent stipt, assertief, communicatief en je kan je helemaal voor iets inzetten
- je hebt zin voor organisatie, initiatief en zelfstandigheid
- je kan vlot in een team werken en je bent respectvol en empathisch in interpersoonlijke relaties