[Chubb Life] Senior Specialist, Accounting
Chubb · Vietnam
1. HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN
Hạch toán, kiểm tra đối chiếu, đảm bảo tất cả các chứng từ đã thanh toán, các nghiệp vụ kế toán phát sinh, do nhóm Kế toán Thanh toán phụ trách, đều được hạch toán chính xác, đầy đủ và kịp thời vào hệ thống kế toán.
Kịp thời kiểm tra, báo cáo nguyên nhân các biến động bất thường của các tài khoản do nhóm Kế toán Thanh toán phụ trách và điều chỉnh nếu phát hiện sai sót trong quá trình hạch toán trước khi khóa sổ hàng tháng.
Sau khi khóa sổ mỗi tháng, kịp thời kiểm tra, đối chiếu các tài khoản kế toán do nhóm Kế toán Thanh toán phụ trách và điều chỉnh ngay trong tháng kế tiếp nếu phát hiện sai sót trong quá trình hạch toán.
Định kỳ rà soát, đề xuất giải pháp cải thiện, cập nhật quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả xử lý công việc và hiệu quả kiểm soát nội bộ của tất cả các khâu do nhóm Kế toán Thanh toán phụ trách, các kiểm soát nội bộ có liên quan trong bộ máy kế toán.
Quản lý chung việc lưu trữ chứng từ kế toán, đảm bảo tất cả chứng từ kế toán được lập và phê duyệt theo đúng quy định, được lưu trữ kịp thời, chính xác, đầy đủ, khoa học.
1. PAYMENT OPERATIONS
Record, review, and reconcile to ensure that all paid vouchers and accounting transactions handled by the Payment Accounting team are recorded accurately, completely, and promptly in the accounting system.
Timely review and report the causes of any unusual fluctuations in the accounts managed by the Payment Accounting team, and make adjustments if errors are identified during the accounting process before monthly closing.
After each monthly closing, promptly review and reconcile the accounting accounts managed by the Payment Accounting team, and make adjustments in the following month if errors are identified during the accounting process.
Periodically review and propose solutions to improve and update work processes, enhance work efficiency, and strengthen internal control effectiveness across all processes handled by the Payment Accounting team, as well as related internal controls within the accounting function.
Oversee the storage of accounting documents in general, ensuring that all accounting documents are prepared and approved in accordance with regulations, and are stored in a timely, accurate, complete, and organized manner.
2. QUẢN LÝ KHO HÀNG KHUYẾN MÃI & TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Quản lý chung việc lưu trữ chứng từ mua sắm/ thanh lý tài sản để hạch toán và ghi nhận các mã TSCĐ vào hệ thống kế toán đầy đủ, kịp thời và chính xác theo quy định của thuế và kế toán
Phối hợp với các phòng ban phụ trách quản lý tài sản thực hiện kiểm kê TSCĐ bảo đảm số liệu kế toán ghi nhận tương ứng với số liệu kiểm kê.
Quản lý chung việc hạch toán nhập kho, xuất kho, luân chuyển hàng khuyến mãi đầy đủ, kịp thời, chính xác. Định kỳ phối hợp với phòng Hỗ trợ kinh doanh kiểm kê các kho hàng khuyến mãi bảo đảm số liệu kế toán ghi nhận tương ứng với số liệu kiểm kê.
2. MANAGEMENT OF PROMOTIONAL INVENTORY & FIXED ASSETS
Oversee the storage of purchase/disposal documents for assets to ensure that fixed asset codes are recorded in the accounting system fully, promptly, and accurately in accordance with tax and accounting regulations.
Coordinate with the departments responsible for asset management to conduct fixed asset counts, ensuring that accounting records correspond to inventory results.
Oversee the recording of inventory receipts, inventory issues, and promotional goods movements fully, promptly, and accurately. Periodically coordinate with the Business Support Department to count promotional warehouses, ensuring that accounting records correspond to inventory results.
3. QUẢN LÝ CHI TRẢ HOẠT ĐỘNG ĐỘI NGŨ KINH DOANH VÀ CÁC KÊNH ĐỐI TÁC
Quản lý việc kiểm tra chứng từ tạm ứng, hoàn tạm ứng và hạch toán đầy đủ, chính xác các khoản ngân sách hoạt động kinh doanh cho các thành viên ban điều hành & phát triển kinh doanh
Hỗ trợ và hướng dẫn quy trình chi trả tạm ứng/ hoàn tạm ứng các khoản ngân sách hoạt động kinh doanh cho các thành viên ban điều hành & phát triển kinh doanh đảm bảo chi trả đúng tiến độ và sử dụng đúng mục đích theo chiến lược kinh doanh của công ty.
3. MANAGEMENT OF PAYMENTS FOR THE SALES TEAM AND PARTNER CHANNELS
Manage the review of advance payment documents, advance settlement, and the full and accurate accounting of business operating budgets for members of the Executive Board and Business Development team.
Support and guide the process of advance payment/advance settlement for business operating budgets for members of the Executive Board and Business Development team, ensuring payments are made on schedule and used for the intended purpose in line with the company’s business strategy.
4. QUẢN LÝ HỆ THỐNG THANH TOÁN TRÊN ỨNG DỤNG BPM
Tham gia các dự án của bộ phận kế toán nhằm tự động hóa quy trình và nâng cao năng suất.
4. MANAGEMENT OF THE PAYMENT SYSTEM ON THE BPM APPLICATION
Participate in accounting department projects to automate processes and improve productivity
5-THỰC HIỆN CÁC BÁO CÁO ĐỊNH KỲ
Kiểm tra đối chiếu và thanh toán công nợ Interco định kỳ hàng tháng/ quý/ năm của Vùng/ Tập đoàn/Các công ty thành viên.
Kiểm tra, bảo đảm ghi nhận đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn các báo cáo trích trước/ phân bổ chi phí hoạt động và quản lý doanh nghiệp mỗi cuối tháng.
5. PREPARATION OF PERIODIC REPORTS
Review, reconcile, and settle Interco payables on a monthly/quarterly/annual basis for the Region/Group/member companies.
Review and ensure that accrual and expense allocation reports for operating and administrative expenses are recorded fully, accurately, and on time at each month-end.