Auxiliar de Operaciones

International Rescue Committee · San Cristóbal

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

CONTEXTO IRC:

Nuestra organización responde a las peores emergencias humanitarias del mundo y ayuda a las personas afectadas por crisis humanitarias, incluida la crisis climática, a sobrevivir, recuperarse y reconstruir sus vidas. Fundada en 1933 a pedido de Albert Einstein, la organización trabaja en más de 50 países para generar un impacto duradero al brindar atención médica, ayudar a los niños a aprender y empoderar a las personas y comunidades para que sean autosuficientes, siempre buscando abordar las desigualdades que enfrentan las mujeres y las niñas.

La crisis humanitaria en Venezuela continúa intensificándose. Los venezolanos enfrentan una hiperinflación, que los pone fuera del alcance de los bienes y servicios básicos, incluida la atención médica y la alimentación. La escasez de suministros médicos hace que sea difícil diagnosticar y tratar las enfermedades transmisibles y las necesidades de salud sexual y reproductiva, entre otros servicios. La falta de alimentos ha provocado hambre y desnutrición. Entre 2015 y 2018, más de tres millones de venezolanos se fueron a buscar bienes y servicios principalmente en países vecinos.

Nuestra Organización brinda servicios de respuesta en emergencia en los estados Zulia, Lara, Falcón, Táchira y Apure, trabajando en colaboración con organizaciones de la sociedad civil venezolana, proporcionamos servicios esenciales a personas vulnerables, incluyendo Atención Primaria de Salud (APS), Salud Sexual y Reproductiva (SSR), Nutrición, prevención y respuesta a la Violencia de Género (VBG), prevención y respuesta en protección infantil, Educación en Emergencias, Seguridad Alimentaria y Medios de Vida. Este enfoque estratégico nos permite brindar atención vital a las personas necesitadas en Venezuela, alineándonos con el compromiso de fortalecer la localización y empoderar a los actores nacionales.

Descripción general del trabajo: Este cargo tiene como objetivo asegurar que las políticas y procedimientos de operaciones y cadena de suministros se adapten adecuadamente al contexto operativo de la organización. Asimismo, El/La Auxiliar de Operaciones, bajo la supervisión del Oficial Operaciones, desempeñará un rol fundamental y activo en el apoyo operativo directo a las intervenciones y proyectos en ejecución, encargándose de planificar, proveer y supervisar la asistencia logística necesaria durante el despliegue de jornadas comunitarias, distribuciones de ayuda humanitaria y actividades de campo. El/la auxiliar coordinará la movilización segura, el transporte, el embalaje y la disposición final de los materiales y recursos asignados a cada actividad, articulando esfuerzos con el equipo de seguridad y la Gerencia de Campo para mitigar riesgos en zonas de difícil acceso. Su enfoque garantizará que cada jornada cuente con los insumos idóneos en los tiempos establecidos, documentando con rigurosidad las actas de entrega, hojas de ruta y conciliaciones de distribución para certificar que el soporte a los beneficiarios y socios aliados se ejecute bajo los más altos estándares de eficiencia operativa, dignidad y transparencia institucional.

Todas las funciones desempeñadas en apoyo al programa del CIR-Venezuela deberán ejecutarse con el más alto nivel de discreción, respetando estrictamente los protocolos de seguridad para proteger al personal, a las organizaciones aliadas y a los beneficiarios

Responsabilidades principales:

Cadena de Suministro y Logística

Coordinar la recepción, despacho y distribución de materiales y equipos.
Hacer seguimiento a entregas y recepción de mercancías.
Gestionar guías de despacho, notas de entrega y documentos de transporte.
Mantener comunicación con proveedores y transportistas para el seguimiento de envíos.
Apoyar en la planificación de rutas y programación de despachos.
Garantizar el cumplimiento de los procedimientos de logística y almacenamiento.
Realizar el registro y control de entradas y salidas de mercancía.
Participar en la ejecución de inventarios cíclicos y generales.
Verificar la exactitud de las existencias físicas versus el sistema.
Identificar y reportar diferencias o irregularidades en los inventarios.
Mantener actualizadas las bases de datos y controles de stock.
Velar por el correcto almacenamiento y organización de los productos
Realizar el proceso de adquisición de bienes y servicios con proveedores locales o en otro lugar según correspondan las actividades de los proyectos de IRC.
Realizar gestión de proveedores en Caracas y las zonas geográficas donde programas desarrolle sus actividades (consecución, precalificación y actualización de la base de datos).
Realizar la gestión de mensajería de la oficina Caracas.
Integrar los estándares de la cadena de suministro en las funciones operativas del cargo.
Administración de inventario de la oficina de Caracas.
Administración de activos de la oficina Caracas.
Apoyar las actividades de los equipos de programas según se requiera.
Apoyar las actividades administrativas de la oficina según se requiera.
Suministro y entrega de productos de aseo y cafetería según solicitud del responsable.
Apoyo en logística que se requiera en reuniones
Apoya las operaciones de gestión de transporte del personal de la oficina San Cristóbal

Responsabilidades Administrativas:

Gestionar la logística y administrativa de eventos programáticos y/o de operaciones.
Responsable de toda la gestión de documentos y archivo CIR/VE.
Gestión de la Guest House y oficinas de CIR/VE en Maracaibo relacionada: Servicios Generales, mantenimiento, reparaciones y mobiliario.
Gestión y control del inventario de activos-propiedades y No Stock .
Gestión de la compra, relación mensual y diligenciamiento del Dynad de la compra de boletos aéreos y hospedaje.
Facilitar los mecanismos necesarios para la solicitud de parte del equipo de programas y operaciones de servicio de transporte.
Archivar y organizar adecuadamente toda la documentación física y digital relacionada con la cadena de suministro.
Apoyar al área de Operaciones.

Acompañamiento Equipos Internos:

Realizar transferencia de conocimiento, planes de apoyo, gestión del desempeño de la asociación de cadena de suministro entre el CIR-VE y sus socios.
Hacer seguimiento de las adquisiciones.
Proporcionar asistencia técnica adicional al equipo del programa y a todas las organizaciones asociadas dentro de Venezuela según sea necesario para mantener un alto nivel de responsabilidad en las adquisiciones.
Garantizar un control adecuado de la gestión de las adquisiciones de bienes y servicios, inventarios de acuerdo con las políticas y procedimientos del CIR-VE.

Coordinación Interdepartmental:

Colaborar con finanzas, administración y programas para apoyar al logro de objetivos, integrar controles internos, garantizar pagos oportunos a proveedores, mantener documentación completa y auditable.

Herramientas y Procedimientos:

Ejecutar todos los procesos de adquisición mediante el ERP que CIR-VE designe.
Identificar, documentar y comunicar desviaciones del proceso de adquisición según los mecanismos establecidos.
Desarrollar, adaptar o implementar procedimientos operativos efectivos y de bajo riesgo.

Otras Funciones:

Cumplir con cualquier otra tarea asignada por el supervisor para alcanzar los objetivos del rol.

Entregables:

Documentación actualizada del inventario de activos, propiedades y No Stock.
Informe del uso y consumo de los suministros de oficina dimensual.
Informe del uso, costo eficiencia de la GH, compra de boletos y servicios de transporte por proveedores y/o flota interna, de manera trimestral.
Gestión documental de los procesos actualizadas por mes, de acuerdo a las indicaciones dada por la organización.

Responsabilidades de SG- SST:

Ejercer las labores derivadas de su contrato de trabajo con sujeción a las normas de seguridad y salud en el trabajo no solo en defensa de su propia seguridad y salud sino también con respecto a los demás trabajadores y beneficiarios y en resguardo de las instalaciones donde labora, informando sobre condiciones o situaciones peligrosas al supervisor inmediato o a los órganos internos (área de seguridad y salud, comité de seguridad y salud laboral, brigadas de emergencias) para la prevención de accidentes y/o enfermedades laborales de manera que se puedan tomar acciones oportunamente. Usarán en forma correcta y mantendrán en buenas condiciones los equipos de protección personal dando cuenta inmediata al responsable de su suministro o mantenimiento, de la pérdida, deterioro, vencimiento, o mal funcionamiento de estos. Reportaran su estado de salud y participaran en las capacitaciones y en los comités de seguridad. El incumplimiento de las responsabilidades y funciones de seguridad y salud, serán tenidas en cuenta como falta grave, y serán causal de procesos y medidas disciplinarias y/o terminación del contrato de trabajo.

Requisitos del trabajo:

Educación:

Estudiante de los últimos semestres o T.S.U. en Logística, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.

Experiencia y Habilidades preferidas:

2 años de experiencia específica en compras, logística o tareas de la cadena de suministro.
Gran capacidad de organización; capacidad para interactuar eficazmente con personal internacional y nacional.
Conocimiento básico de inglés oral y escrito.
Sólidos conocimientos de informática en los programas MS Excel y MS Word.
Es esencial un profundo conocimiento de la ética/los procedimientos de adquisición y el cumplimiento de los donantes.
Tener capacidad demostrada para realizar varias tareas y procesar la información en acción para no retrasar las actividades del programa.
Ser apasionada/o por el trabajo humanitario y tener un pensamiento positivo con una actitud de "poder hacer y trabajar en equipo".
Ser confiable y flexible, autodidacta y trabajar bien bajo presión y con limitaciones de tiempo.
Estar disponible para viajar a otras ciudades a nivel nacional de forma independiente cuando se te solicite.

Ambiente de trabajo:

Entorno de trabajo de oficina estándar
Algunos viajes nacionales según sea necesario

Estándares de conducta profesional: Los trabajadores y la organización deben adherirse a los valores y principios descritos en IRC Way-normas para la conducta profesional. De acuerdo con estos valores, la organización opera y aplica políticas sobre la protección del beneficiario contra la explotación y el abuso, la salvaguardia del niño, el acoso en el lugar de trabajo, la integridad fiscal y anti-represalias.

Igualdad de género: Nuestra Organización se compromete a reducir la brecha de género en posiciones de liderazgo. Ofrecemos beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza de trabajo, incluido el permiso parental, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.

Igualdad de oportunidades del Empleador: Somos un empleador de igualdad de oportunidades. Y considera a todos los solicitantes sobre la base del mérito sin tener en cuenta la raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.

Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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