Management Assistenz & Projektkoordination Standortaufbau (m/w/d)

ZIEL DER POSITION

• Proaktive Unterstützung des Projektleitungsteams sowie des wachsenden Standortteams in allen administrativen, organisatorischen und kommunikativen Belangen
• Unterstützung von Projektarbeit sowie selbstständige Leitung von kleineren Teilprojekten im Rahmen des Standortaufbaus
• Nach der erfolgreichen Inbetriebnahme des Standorts: Assistenz der Geschäftsleitung sowie der Standortverantwortlichen in allen administrativen, organisatorischen und kommunikativen Belangen.

HAUPTAUFGABEN​

• Organisation, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Geschäftsreisen und standortbezogenen Aktivitäten
• Planung, Organisation und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen
• Protokollführung bei diversen Sitzungen
• Eigenständige Bearbeitung der Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Erstellung und Pflege von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen
• Unterstützung bei der Ausarbeitung von Reden
• Empfang, Betreuung und Koordination von Besuchern
• Telefonmanagement sowie Posteingang/-verteilung und digitale Ablage
• Unterstützung von Projektarbeit sowie selbstständige Leitung von Teilprojekten im Rahmen des Standortaufbaus
• Pflege und Weiterentwicklung des Intranets (GIN) und des standortinternen Infoboards
• Gestaltung und Optimierung von Prozessen im eigenen Bereich
• Go-Live-Begleitung und Unterstützung während der Abnahme und Inbetriebnahme des Projekts

PROFIL

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder eine kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Zusatzqualifikation
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere PowerPoint, Outlook, Teams und Excel
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Belastbarkeit und Flexibilität in einem sich wandelnden Umfeld
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit und professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern