Personal Assistant (m/w/d) im Partnersekretariat
Hengeler · Düsseldorf
Für unser Büro in Düsseldorf suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (40 Std./Woche) eine/n
Personal Assistant (m/w/d) im Partnersekretariat
Wir gestalten die Zusammenarbeit zwischen Anwaltsteams und Personal Assistants mit smarter Technologie neu - für einen effizienten und zukunftsorientierten Kanzleialltag.
Deine Aufgaben
- Organisationskompetenz: Du strukturierst den Arbeitsalltag eines Partners vorausschauend und mit Eigeninitiative und setzt dabei konsequent auf digitale Tools und effiziente Workflows
- KI-gestützte Dokumentation: Du erstellst, bearbeitest und optimierst anspruchsvolle Dokumente und Tabellen in deutscher und englischer Sprache - unterstützt durch die Verwendung von KI
- Smarte Mandatsorganisation: Du unterstützt einen Partner beim digitalen Mandatsmanagement - von Conflict Checks über die elektronische Mandatsführung bis hin zur Rechnungsstellung - und verantwortest ein strukturiertes Dokumentenmanagement
- Termin- und Reisemanagement: Du koordinierst und buchst Termine und internationale Geschäftsreisen eigenverantwortlich und souverän
Dein Profil
- Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossenes Studium (gerne mit fremdsprachlichem Schwerpunkt) oder vergleichbare, erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, erste Berufserfahrung ist wünschenswert, Erfahrung im Kanzleiumfeld nicht erforderlich
- Sprachkompetenz: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die souveräne Kommunikation mit internationalen Mandanten und standortübergreifenden Teams
- Technologieaffinität: Begeisterung für modernes Arbeiten mit generativer KI (z.B. Microsoft Copilot, Harvey AI)
- Digitale Kompetenz: Versierter Umgang mit Microsoft 365 (insb. Word, Excel, PowerPoint) und die Bereitschaft, neue Technologien aktiv in den Kanzleialltag zu integrieren
- Persönlichkeit: Eigeninitiative, Kommunikationsstärke und Freude an echter Teamarbeit
Wir bieten
- Hervorragendes Gesamtpaket: Attraktive Vergütung, Fahrtkostenzuschuss, Pluxee-Restaurantschecks, Urban Sports Club-Mitgliedschaft und weitere Benefits
- welcome@hengeler: Ein individuell abgestimmtes, strukturiertes Onboarding-Programm, das Dich optimal auf Deine tägliche Arbeit vorbereitet
- Learning & Development: Ein umfassendes Schulungs- und Weiterbildungsangebot mit praxisnahen Trainings, Fachvorträgen und individuellen Entwicklungsmöglichkeiten
- Exzellentes Arbeitsumfeld: Moderne Büroräumlichkeiten in zentraler Innenstadtlage mit hervorragender Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
- we@hengeler: Eine wertschätzende, kollegiale Unternehmenskultur – getragen von vielfältigen Mitarbeiterinitiativen und einem starken Gemeinschaftssinn
- Kurz gesagt: Ein spannendes, internationales Arbeitsumfeld, in dem Du Deine Expertise wirkungsvoll einbringen und Dich kontinuierlich weiterentwickeln kannst
Haben wir Dein Interesse geweckt?
Wir freuen uns über Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen!
Deine Ansprechpartnerin für diese Position: Kim Reich
Wir schätzen und fördern Vielfalt und freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität, Behinderung und Alter.