Coordonnateur (trice) des Subventions et Partenariats

International Rescue Committee · Bamako

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Contexte

L'IRC a ouvert le programme de pays au Mali en 2012. Ce programme pays couvre des activités allant de l’humanitaire aux activités de relèvement et de développement, en mettant l'accent sur la protection des enfants, l'éducation, le bien-être économique, la nutrition, la santé, l'eau et l'assainissement. IRC Mali travaille à la fois dans le nord, le centre et le sud du Mali, zones dans lesquelles les antagonismes et la sécheresse ont déplacé des centaines de milliers de personnes à la fois au Mali et dans les pays voisins. Ainsi, les besoins des personnes déplacées à l'intérieur de leur propre pays et des communautés d'accueil touchées par une mésentente sont nombreux et l'accès aux activités humanitaires est un processus continu.

1. Aperçu du Poste :

Le Coordonnateur / La Coordinatrice des Subventions et Partenariats, basé-e à Bamako, joue un rôle crucial dans la gestion stratégique et opérationnelle des portefeuilles de développement des affaires (Business Development), de gestion des subventions et de partenariats d'IRC Mali. Relevant directement du Directeur Adjoint des Programmes (DDP), et travaillant en étroite collaboration avec les équipes du programme IRC Mali, du Suivi-Évaluation, des Finances et des Opérations, ainsi qu'avec l'équipe de Direction et l’équipe régionale, ce poste est chargé d'assurer une gestion rigoureuse des subventions et des contrats tout au long du cycle de vie des subventions (avant et après leur attribution).

Le Coordonnateur / La Coordinatrice des Subventions et Partenariats est chargé-e d'assurer le respect des politiques des donateurs, des subventions et des partenariats de l'IRC, de produire des rapports en temps opportun et d'assurer l'archivage efficace des documents de projet. Il/Elle contribue également à renforcer l'engagement des donateurs et à cultiver des partenariats stratégiques qui améliorent l'atteinte des résultats pour les clients de l'IRC. Il/Elle supervise également une équipe de deux (02) gestionnaires de subventions, un (01) gestionnaire des partenariats, et est chargé-e de contribuer de manière significative au renforcement de leurs capacités.

Ce poste, nécessitant des déplacements sur le terrain, est non seulement essentiel pour le maintien de l'excellence opérationnelle, mais aussi pour l'alignement stratégique des interventions de l'organisation avec les attentes et les besoins des bailleurs de fonds sur le terrain.

2. Principales responsabilités

Élaboration de propositions de projets

Veiller à ce que les processus d'élaboration des propositions et/ou des notes conceptuelles d'IRC Mali soient bien gérés et coordonnés en étroite collaboration avec les départements de la direction, des programmes, des finances et des opérations, afin d'assurer des rôles et des responsabilités clairs et des soumissions de qualité dans les délais établis ;
Appuyer le Directeur Adjoint des Programmes (DDP) et le Directeur Pays (CD) dans la prospection de nouvelles opportunités de financement, le renforcement des relations avec les partenaires et donateurs actuels, et la mise à jour de la Stratégie de Développement des Affaires du programme pays pour assurer un alignement continu avec le contexte et le Plan d'Action Stratégique du Programme Pays (PAS) ;
Préparer et animer, selon les besoins, les réunions Go/No Go relatives aux opportunités de financement et veiller à ce que ces discussions et la conception des programmes soient cohérentes avec l'ambition de partenariat du Plan d'Action Stratégique Pays (SAP) et l'approche programmatique de l'IRC Mali ainsi que des directives en matière de développement d’IRC (Business Development Manual) ;
Assurer la promotion et la coordination de l’engagement des partenaires dans les efforts de développement de programmes ;
Suivre et analyser les orientations stratégiques des bailleurs de fonds et communiquer ces informations aux équipes concernées ;
Participer à l'élaboration et à la gestion des budgets de projets en coordination avec le département des finances afin d'aligner les ressources nécessaires avec les actions proposées et d'assurer l'inclusion des coûts adéquats

Gestion des subventions et conformité des donateurs

Assurer la coordination de la gestion du portefeuille de subventions pour IRC au Mali ;
S'assurer d'une compréhension approfondie des politiques de l'IRC et des donateurs et des spécifications du portefeuille de subventions au sein de l'ensemble de l'équipe des subventions, y compris en veillant à l'application des normes et procédures de l'IRC ;
Fournir régulièrement des mises à jour et des informations à l'équipe de direction du programme-pays sur l'élaboration de nouvelles propositions et la gestion des subventions ;
Examiner les rapports des donateurs pour s'assurer de l'exactitude, de la qualité et de la conformité avec les exigences des donateurs, y compris l'édition, la traduction et la contribution rédactionnelle si nécessaire ;
Fournir un soutien aux gestionnaires des subventions pour assurer la soumission des rapports en temps opportun ;
Coordonner l'équipe des subventions dans la production de rapports sur les réalisations du projet, la diffusion des directives sur les exigences des donateurs et la gestion des informations clés sur le projet et le portefeuille ;
Fournir un soutien technique aux chefs de projet pour les réunions du cycle de projet, coordonner les réunions d'ouverture et de clôture de projet dans des circonstances exceptionnelles et contribuer à l'amélioration de la coordination et de l'efficacité des services liés aux subventions au sein du programme-pays ;
Superviser l'utilisation des outils de gestion des subventions pour soutenir les équipes dans un suivi rigoureux de la mise en œuvre du projet et identifier de manière proactive les défis potentiels ;
Collaborer avec l'équipe des subventions et l'équipe régionale de soutien aux programmes et aux subventions (RPAS) pour gérer les modifications et les extensions de projet au besoin, tout en maintenant des relations de qualité avec les donateurs ;
Servir de point de contact principal pour les subventions et les questions de conformité au niveau national et offrir des conseils aux membres de l'équipe des subventions et aux autres membres du personnel sur les questions de conformité, et communiquer avec l'équipe RPAS de l'IRC pour tout besoin de soutien supplémentaire ;
S'assurer que le système de gestion de l'information et de classement des subventions est appliqué rigoureusement et que tous les documents importants sont archivés de manière ordonnée et accessible.

Gestion des sous-subventions et des partenariats

Assurer une gestion de qualité des sous-subventions conformément au système PEERS (Partnership Excellence for Equality and Results System) de l'IRC, y compris le démarrage des sous-subventions, le suivi de la mise en œuvre des sous-subventions, la gestion et la responsabilisation, et la clôture appropriée des sous-subventions ;
Participer à la définition du champ d'action des partenaires lors des phases de préfinancement et à la gestion des partenaires lors de l'élaboration de la proposition, y compris la coordination des accords de teaming et la communication des contributions techniques et budgétaires demandées.
Examiner les rapports d'approbation des partenaires de sous-traitance, les évaluations préalables à l'attribution, les accords de sous-traitance et les modifications préparés par l'équipe des subventions pour s'assurer de la conformité et de l'exactitude ;
Collaborer avec les départements concernés pour contribuer aux évaluations des capacités des partenaires et surveiller les performances des partenaires sous-traitants, en veillant à ce que les relations contractuelles des partenaires soient examinées et que des commentaires soient fournis en temps opportun ;
Faciliter et coordonner avec le responsable des programmes et des partenariats de l'IRC pour soutenir, surveiller et s'assurer que la mise en œuvre du projet des partenaires est conforme, produit des résultats de qualité et respecte les délais de rapport en organisant des réunions d'ouverture, d'examen et de clôture du partenariat PEERS, en coordonnant les visites de suivi du programme et des finances/conformité, et en veillant au respect des règles et réglementations de l'IRC et des donateurs tout au long du cycle de vie du projet ;
Tenir des registres appropriés de tous les documents relatifs aux subventions et sous-subventions afin d'assurer la transparence et la responsabilité.

Relations avec les donateurs et communication

En collaboration avec la direction du programme-pays et les points focaux régionaux concernés pour RPAS, établir et maintenir un contact régulier avec les donateurs et représenter l'IRC dans les réunions des donateurs, les discussions sur l'élaboration des propositions et les plateformes de coordination à la demande du DDP ;
Améliorer l'image du bureau national auprès des donateurs et des partenaires en mettant à jour/partageant régulièrement des fiches d'information nationales et sectorielles, disponibles en anglais et en français, en collaboration avec la responsable de la communication ;
Collaborer avec le chargé des communications et les coordinateurs de secteur pour élaborer et produire des supports de communication, y compris des brochures, des fiches d'information, des notes d'information et des bulletins d'information, afin de promouvoir les activités de l'IRC ;
Assurer la mise en œuvre efficace de la stratégie de communication du programme national, en garantissant la diffusion des informations clés internes et externes ;
Soutenir le chargé des communications dans la formation du personnel aux stratégies de communication et aider à développer des histoires de réussite et des articles, tels que des blogs, pour documenter les expériences du personnel sur le terrain.

Gestion et renforcement des capacités

Superviser et encadrer directement les gestionnaires des subventions et des partenariats, en leur fournissant un soutien régulier et une formation continue ;
Établir des objectifs clairs, discuter des attentes et fournir régulièrement une rétroaction sur le rendement, contribuant ainsi au développement professionnel continu du personnel ;
Coordonner la formation et le mentorat du personnel du programme national, en mettant l'accent sur la conformité des donateurs, les rapports programmatiques, la préparation des propositions, la gestion des sous-subventions, les partenariats et l'application des stratégies de communication.

3. Exigences du poste

Maîtrise en développement international, sciences sociales ou équivalent ;
Minimum de 5 ans d'expérience dans un rôle de coordination des subventions, de préférence avec une ONG internationale axée sur l'intervention d'urgence et/ou humanitaire ;
Rédaction et révision en anglais et en français : Compétences avancées en rédaction et en révision, avec au moins trois ans d'expérience dans la rédaction de rapports et de propositions pour des donateurs tels que le gouvernement américain et les donateurs européens ;
Expérience requise pour soumettre des propositions dans le cadre de consortiums, en tant qu'organisme chef de file ou partenaire ;
Connaissance des réglementations des bailleurs de fonds : Connaissance des règles des principaux bailleurs de fonds internationaux tels que ECHO, l'ASDI, FCDO, l'UE, le gouvernement américain, les agences des Nations Unies, la Banque mondiale, ainsi qu'une expérience avérée dans l'élaboration de propositions majeures pour ces entités ou la supervision de la conformité des rapports et des contrats de subventions ;
Relations avec les donateurs : Expérience démontrée dans la liaison efficace avec les donateurs pour négocier et influencer les résultats positifs ;
Compétences en supervision : Capacité avérée à diriger et à superviser des équipes, en veillant à ce que les objectifs soient atteints efficacement ;
Compétences organisationnelles et analytiques : Excellentes compétences organisationnelles, de gestion du temps et d'analyse, avec une attention particulière aux détails ;
Compétences interpersonnelles : Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques, essentielles pour travailler efficacement dans un environnement multiculturel ;
Expertise technique : Une spécialisation dans l'un des domaines suivants serait un atout : santé, nutrition, protection, éducation, WASH (eau, assainissement et hygiène), gouvernance, relance économique et développement ou réponse d'urgence ;
Expérience dans des contextes difficiles : Une expérience professionnelle antérieure en Afrique, idéalement dans des contextes d'après-conflit ou de conflit, serait très appréciée ;
Gestion des priorités : Capacité à gérer efficacement plusieurs priorités concurrentes, à respecter des délais stricts et à travailler sous pression ;
Maîtrise technologique : Maîtrise de l'utilisation des outils bureautiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel) et des systèmes de courrier électronique ;
Maîtrise de l'anglais et du français, à l'oral et à l'écrit.

4. Environnement / Lieu de travail

Le coordinateur / la coordinatrice des subventions et partenariats sera basé-e à Bamako et devra se rendre régulièrement dans les bases de l'IRC au Mali et, si requis, dans les pays où l'IRC met en œuvre des projets transfrontaliers.

Normes de conduite professionnelle

L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans l'IRC Way - Code de conduite. Il s'agit de l'intégrité, du service, de la responsabilité et de l’Égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique des politiques en matière de protection des bénéficiaires contre l'exploitation et la maltraitance, de protection des enfants, d'absence de harcèlement sur le lieu de travail, d'intégrité fiscale, de lutte contre les représailles, de lutte contre la traite des êtres humains et bien d'autres encore.

L'égalité des sexes

L'IRC s'engage à réduire l'écart entre les hommes et les femmes aux postes de direction. Nous offrons des avantages qui créent un environnement propice à la participation des femmes à nos effectifs, notamment des congés parentaux, des protocoles de sécurité tenant compte des spécificités de chaque sexe et d'autres avantages et allocations de soutien.

Environnement de travail

L'IRC est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. L'IRC examine tou-te-s les candidat-e-s sur la base de leur mérite, sans tenir compte de la race, du sexe, de la couleur, de l'origine nationale, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, de l'état civil, du statut d'ancien combattant, du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la législation en vigueur.

Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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