Assistenz der Einheit & Sales Support Planetarien (m/w/x)

ZEISS · Jena

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Wir erwecken die Sterne zum Leben – seit 100 Jahren. Als einer der weltweit führenden Hersteller kompletter Systeme für moderne Planetarien liefert ZEISS erstklassige Lösungen für faszinierende Planetariumsanwendungen. Gestalten Sie die digitale Zukunft der ZEISS Planetarien und erreichen Sie Millionen von Planetariumsbesucherinnen und -besuchern weltweit.

Ihre Rolle

• Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung einschließlich Termin-, Reise- und Kalendermanagement sowie unterstützende Aufgaben der Einheit Planetarien

• Planung, Koordination sowie professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings, Bereichsversammlungen, Workshops, Besucherprogrammen und Veranstaltungen im In- und Ausland
• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Präsentationen, Berichten, Vorlagen und vertraulichen Unterlagen – auch in deutscher und englischer Sprache
• Zentrale Schnittstelle für organisatorische und administrative Anliegen sowie Koordination der Zusammenarbeit mit internen Bereichen, Kunden und Geschäftspartnern
• Unterstützung der Service-, Angebots-, Auftrags- und Abwicklungsprozesse, einschließlich Rechnungsprüfung, Zeitdatenpflege, Beschaffung und Dokumentation in SAP
• Übernahme von Sonderaufgaben und Teilprojekten sowie Koordination von Onboarding-, Infrastruktur-, Arbeitsschutz- und Sicherheitsthemen; Betreuung von Kundenkursen und Vertriebsschulungen

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie mehrjährige, idealerweise mindestens fünfjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Organisations- oder Koordinationsfunktion
• Erfahrung in der selbstständigen Steuerung komplexer administrativer Prozesse; Kenntnisse in Service-, Auftrags- oder Beschaffungsprozessen sind von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP sowie ein ausgeprägtes Verständnis für administrative Geschäftsprozesse und digitale Tools
• Souveräne und verbindliche Kommunikation mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise, verbunden mit ausgeprägtem Organisationsgeschick und der Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
• Hohes Maß an Diskretion, Eigenverantwortung und zeitlicher Flexibilität sowie ausgeprägte Sozialkompetenz und Freude an einer vertrauensvollen Zusammenarbeit im Team

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