Recepcionista Guatemala
Catholic Relief Services · Guatemala City
Brindará servicio en la entrega diaria de actividades administrativas atentas, efectivas y eficientes en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Proporcionará un servicio consistente, de alta calidad y contribuirá a la administración correcta de los recursos para ayudar a asegurar efectividad operativa en apoyo a la realización de programas de alta calidad. Representa nuestra imagen, carta de presentación y el enlace entre el personal de CRS y nuestros socios, donantes, proveedores y toda aquella persona que tenga relación con nuestra organización.
FUNCIONES PRINCIPALES:
- Atender al público en general, visitantes, socios, proveedores, colegas, personal de CRS en referencia a asuntos de recepción.
- Atender a las llamadas telefónicas internas y externas a través de la operación de la planta telefónica y celular institucional, transferencia de llamadas, digitación de llamadas internacionales, recepción y entrega de mensajes.
- Recepción, clasificación y distribución de la correspondencia después de haberla escaneado (incluyendo facturas físicas, documentos, vales de hospedaje, agendas, listado de participantes).
- Preparar borradores de cartas cuando se le soliciten.
- Realiza arreglos de viaje y logísticos para personal de operaciones y visitantes. (p.ej. solicitud de celular, chip, transporte, requisiciones de hospedaje)
- Actualiza de manera permanente los listados de contactos (directorios) de CRS, incluyendo los datos del personal nacional, internacional, mantiene informado al personal de los cambios en los mismos mensualmente.
- Administrar el uso de los salones de reuniones de CRS, avisando a Mantenimiento sobre café o agua, así como cancelando reservas o ayudando al personal por algún inconveniente.
- Envíos de paquetes de Courier (DHL y Cargo Expreso) para envíos internacionales y dentro de la república.
- Está a cargo de Recepción de Oficina Guatemala.
- Apoyar a otras áreas de Operaciones (como Finanzas y Recursos Humanos) cuando se le requiere
Recepcionista
Actualización RH septiembre 2026
- Control de insumos como: resmas de papel, tóner, café, artículos de cocina y aseo de los baños y limpieza en general. Control de stickers de parqueo y solicitud de estos.
- Elabora e ingresa requisiciones en Insight de operaciones o programas GT, cuando se le soliciten.
- Recibe los bienes en la recepción, los almacena y notifica de la recepción, a través de los canales establecidos.
Catholic Relief Services is the official international humanitarian agency of the Catholic community in the United States. Catholic Relief Services works to save, protect, and transform lives in need in more than 100 countries, without regard to race, religion or nationality. Catholic Relief Services’ relief and development work is accomplished through programs of emergency response, HIV, health, agriculture, education, microfinance, and peacebuilding. We welcome as a part of our staff people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment to serving those in need. CRS’ processes and policies reflect our commitment to safeguarding children and vulnerable adults from abuse and exploitation.
CRS welcomes candidates from the countries and regions in which we work. In the event the successful candidate is an expatriate, the anticipated duration of the assignment is informed by a term limit, based on the type and level of the job and the needs of the agency.
CRS is committed to safeguarding program participants, community members, staff and volunteers from all forms of exploitation and abuse. The successful candidate is expected to sign and adhere to CRS´ Code of Conduct.
CRS talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people - especially children and vulnerable adults - to live free from abuse and harm.
Disclaimer: This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position.
CRS is an Equal Opportunity Employer.
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