E-Prep Manager

JLL · Tokyo

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JLL empowers you to shape a brighter way.  

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.   

このポジションは、アメリカの大手テクノロジー企業向けにファシリティマネジメントサービスを提供するJLLの施設管理アシスタントマネージャー職です。主要業務は、 防災準備や避難訓練・防災訓練などの緊急時対応(Eprep)業務が中心となります。 

サイトマネージャーと一緒に働きながら、日本のお客様との窓口となり、施設の改修工事などについて相談を受けたり、問題を解決したりします。

日本の予算を管理し、施設管理チームが計画通りに仕事を進められるようサポートします。

また、安全衛生のルールがきちんと守られるよう確認します。

これらを通じて、JLLのお客様がビジネスで成功できるよう、優れた施設管理サービスを提供することが使命です。

詳細は下記をご確認ください。

What this job involves:

This role will have the overall responsibility for management of client emergency response plans & programs as per the EHS framework, policies and procedures for all buildings / sites within the scope across multiple cities / countries within the area. Additionally, the individual will be responsible for overall coordination and management of internal audits & reviews to ensure compliance to the established policies & procedures covering various functions (such as EHS, Engineering) associated with delivery of Facilities Management services.    

• Program manage and coordinate all fire & emergency drills and other associated activities including coordination with the landlord & business teams
• Coordinate and implement / deliver emergency preparedness training programs such as safety ambassador & evacuation etc. including JLL sub-contractor staff. Manage training records.
• Develop and review the site EHS and fire assessment and guide them through the process documentation for site Emergency manual, escalation matrix etc.,
• Understand, imbibe and align JLL HSSE deliverable with Client HSSE framework, policies and procedures in the region.
• Implement and monitor documentations related to statutory requirements in alignment with Client process and requirements
• Lead, coordinate and manage various internal quality and compliance audits & reviews (e.g. JLL business assurance audits, Emergency preparedness audits etc.)
• Support FM teams in the region from time to time on activities pertaining to sustainability, EHS, quality & business assurance

EHS（環境・健康・安全）の枠組み、方針、手順に従って、担当エリア内の複数都市・国にわたる全ての建物・サイトにおけるクライアントの緊急対応計画とプログラムの全体的な管理責任を担います。さらに、ファシリティマネジメントサービスの提供に関連する各機能（EHS、エンジニアリングなど）をカバーする既定の方針・手順への準拠を確保するため、内部監査とレビューの全体的な調整・管理も担当します。

主な責任：

• すべての防災・緊急訓練および関連活動のプログラム管理と調整（ビルオーナーやビジネスチームとの連携を含む）
• 安全担当者や避難訓練などの緊急対応訓練プログラムの調整・実施（JLL下請け業者のスタッフを含む）。訓練記録の管理
• サイトのEHSおよび防災評価の作成とレビュー、サイト緊急マニュアルやエスカレーションマトリックスなどのプロセス文書化の指導
• JLLのHSSE（健康・安全・セキュリティ・環境）の成果物を、地域のクライアントHSSE枠組み、方針、手順と理解・吸収・整合
• クライアントのプロセスと要件に沿った法定要件関連文書の実施と監視
• 各種内部品質・コンプライアンス監査とレビュー（JLLビジネス保証監査、緊急対応監査など）のリード、調整、管理
• サステナビリティ、EHS、品質、ビジネス保証に関する活動について、地域のFMチームを随時サポート

What your day-to-day will look like:

• Working in partnership with the Client HSSE team to create and deliver Emergency Response plan and associated standard operating procedures

• Lead all Emergency related activities including training the operations, support staff & contractors and monitoring their activities.
• Develop and monitor the training calendar and facilitate Safety Ambassador, First Aide/CPR/AED and other site-specific trainings.
• Work closely with the site FMs to conduct planned annual drills
• Validating Emergency Evacuation drawings on the floor.
• Communicating with Businesses for Safety Ambassadors nominations
• Communicate the drill schedules with the business leaders and building occupants
• Facilitate, Participate in land lord pre-drill meeting
• Connect with land lord to close the unsafe conditions pertains to landlord
• Fire Safety due diligence for business events at site
• Facilitate with the site teams for implementation of the sustainability activities.
• Conduct periodic inspection of fire and life safety systems and report.
• Coordinate for implementation of various internal audits from time to time (JCAP, FORI, RIC, EASy and other audits). Support site teams where required.
• Coordinate with site teams and follow-up for closure of audit observations / non-compliances.
• Support EHS team in developing and implementation of HSE initiatives in the account

日々の仕事内容：

• クライアントのHSSEチームと協力して、緊急対応計画と関連する標準作業手順の作成・実施
• 運営スタッフ、サポートスタッフ、請負業者への訓練と活動監視を含む、すべての緊急関連活動のリード
• 訓練カレンダーの作成・監視、および安全担当者、応急手当/CPR/AED、その他サイト固有の訓練の促進
• サイトFMと緊密に連携し、年次計画訓練の実施
• フロアの緊急避難図面の検証
• 安全担当者の推薦についてビジネス部門とコミュニケーション
• ビジネスリーダーや建物利用者への訓練スケジュールの連絡
• ビルオーナーとの訓練前会議への参加・促進
• ビルオーナーに関連する安全でない状況の解決のため、ビルオーナーと連絡
• サイトでのビジネスイベントに対する防火安全デューデリジェンス
• サステナビリティ活動実施のため、サイトチームとの連携促進
• 防火・生命安全システムの定期点検と報告
• 随時実施される各種内部監査（JCAP、FORI、RIC、EASyなど）の実施調整。必要に応じてサイトチームをサポート
• サイトチームとの調整および監査所見・不適合事項の是正フォローアップ
• アカウント内でのHSE施策の開発と実施におけるEHSチームのサポート

Qualification & Experience:

• Bachelor’s Degree in any discipline / equivalent with a minimum 5-7 years of experience in managing Fire & life safety programs/ EHS in a similar environment
• International and regional certifications in EHS, Fire safety and Sustainability - preferred
• ISO 14001 & 45001 exposures would be an added advantage

必要な資格・経験

• 学士号（いずれかの分野）または同等の資格、および同様の環境での防火・生命安全プログラム/EHS管理の最低5～7年の経験
• EHS、防火安全、サステナビリティに関する国際的・地域的認定資格（優遇）
• ISO 14001およびISO 45001の知識があれば尚可

Demonstrated Leadership Skills:

• Must have good communication & interpersonal skills
• Must be able to articulate knowledge in Fire & Life safety, EHS and Sustainability aspects.
• Should have demonstrated leadership skills to lead & coordinate with teams in multiple sites across different cities / countries
• Should have a keen understanding of Risk assessment and the skills to align the same to mitigation and planning.

求められるリーダーシップスキル

• 優れたコミュニケーション能力と対人スキルが必須
• 防火・生命安全、EHS、サステナビリティの側面について知識を明確に説明できること
• 複数都市・国にわたる複数サイトのチームをリード・調整できる実証されたリーダーシップスキル
• リスク評価の深い理解と、それを軽減策や計画と整合させるスキル

Location: Onsite

At JLL, we are collectively shaping a brighter way — for our clients, ourselves and our fellow employees. We choose to take the more inspiring, innovative, and optimistic path on our journey toward success. What sets JLL apart is our culture of collaboration, locally and across the globe, which allows us to create transformative solutions for the real estate industry. We support each other's wellbeing and champion inclusivity and belonging across teams.

JLL is an Equal Opportunity Employer committed to diversity and inclusion.

【雇用形態】

正社員（期間の定めなし）

【就業場所】

• 所在地： 東京都目黒区下目黒

• 最寄り駅： 目黒駅

• 受動喫煙対策： 屋内完全禁煙/敷地内原則禁煙（敷地内に喫煙所あり）

【就業時間・休日】

• 就業時間： 9:00～18:00（休憩60分）

• リモートワーク： 基本出社ベース

• 休日： 週休2日制（土・日）、祝日、年末年始

【給与】

残業代： 有り　固定残業代を基本年収に含む（月30時間相当額）＊非管理職の場合

賞与：有り（業績賞与）

試用期間：有

【募集人員】1名

【選考プロセス】

1. 書類選考

2. 面接（複数回実施予定）

3. 最終面接

Location:

Job Tags:

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At JLL, we harness the power of artificial intelligence (AI) to efficiently accelerate meaningful connections between candidates and opportunities. Using AI capabilities, we analyze your application for relevant skills, experiences, and qualifications to generate valuable insights about how your unique profile aligns with the specific requirements of the role you're pursuing.

Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

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Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.  If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process – you may email us at HRSCLeaves@jll.com. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.

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