Oficial Contable y Administrativo
The HALO Trust · Tibú
Tiempo completo.
Contrato: Indefinido.
Salario: $3.500.000 a $4.000.000
Horario: Lunes a jueves de 7:00 a.m. a 4:30 p.m, Viernes 4:00pm
Disponibilidad para residir en el municipio de Tibú, en caso de que no sea su lugar de residencia actual.
OBJETIVO DEL CARGO
Administrar y asegurar la gestión integral de los procesos contables, financieros, administrativos y logísticos de la locación, garantizando la continuidad de la operación, el cumplimiento de los estándares organizacionales y la eficiencia en el funcionamiento de la sede.
RESPONSABILIDADES GENERALES DEL CARGO:
- Apoyar a la Gerencia de Locación en el seguimiento integral de la gestión administrativa, financiera, logística y operativa de la locación, alertando oportunamente sobre riesgos, desviaciones, necesidades o situaciones que puedan afectar las actividades.
- Coordinar y asegurar la adecuada ejecución de los procesos administrativos asignados y requeridos para el funcionamiento de la locación, incluyendo, pero sin limitarse, trámites de arrendamiento, servicios, licencias, permisos, documentación operativa y demás requerimientos administrativos requeridos por la Autoridad Nacional, entre otros.
- Apoyar y suministrar oportunamente la información requerida para la gestión de acreditaciones del personal de operaciones.
- Coordinar y asegurar el adecuado mantenimiento, organización y funcionamiento de las instalaciones de la locación, incluyendo bases, bodegas y oficinas administrativas, garantizando condiciones adecuadas de operación, bienestar y seguridad en coordinación con la Gerencia de Locación y el área de SST.
- Apoyar a la Gerencia de Locación en la planeación de la logística requerida para desplazamientos, alojamientos, alimentación y necesidades operativas del personal de la locación.
- Realizar seguimiento al consumo de combustible, servicios públicos y demás gastos administrativos asociados a la operación de la locación en coordinación con la Gerencia de Locación.
- Realizar seguimiento al cumplimiento de procesos administrativos y operativos de la locación, promoviendo mejoras, controles y acciones preventivas que contribuyan a la eficiencia y organización de la operación.
- Apoyar la implementación de estrategias orientadas al bienestar, la cultura organizacional, salvaguardia, la comunicación interna y la experiencia del colaborador, brindando acompañamiento administrativo y canalizando oportunamente las situaciones que requieran intervención de las áreas responsables.
- Administrar los procesos administrativos del personal de la locación, garantizando el adecuado manejo de novedades de nómina, asistencia, historias laborales, soportes documentales, confidencialidad de la información y canalización oportuna de requerimientos relacionados con el personal, de conformidad con las políticas de la Organización.
- Apoyar actividades del SGSST en la locación, asegurando el cumplimiento de las políticas de la Organización y la legislación colombiana.
- Coordinar, en articulación con Recursos Humanos, la ejecución del proceso de incorporación de nuevos colaboradores de la locación, asegurando el cumplimiento de las actividades de ingreso, inducción, entrega documental, acompañamiento inicial y seguimiento durante el proceso de onboarding.
- Apoyar según sea requerido, al oficial de salud de la locación y el área de SST, en el proceso y trámites administrativos para la notificación a la ARL de la ocurrencia de accidentes de trabajo e informar al responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Organización.
- Garantizar una atención oportuna y efectiva a los requerimientos administrativos del personal y de las áreas de la locación.
- Realizar la gestión, compra, facturación y pagos relacionados con mercados y suministros requeridos para el personal de la locación, asegurando el adecuado soporte documental y cumplimiento de los procedimientos financieros internos.
- Gestionar los procesos de compra, recepción, facturación y pagos por caja menor requeridos para el funcionamiento administrativo y operativo de la locación, garantizando el cumplimiento de los procedimientos y lineamientos organizacionales en coordinación con la Gerencia de Locación y el área de Compras.
- Garantizar la correcta ejecución de los controles financieros y presupuestales de la locación, verificando la adecuada asignación de centros de costos, líneas presupuestales y donantes en los procesos administrativos y de compras; asegurando la correcta distribución de gastos de personal y vehículos por donante, así como el cumplimiento de los procedimientos establecidos en los Manuales de Finanzas, Logística y Compras.
- Dar respuesta oportuna a requerimientos administrativos, financieros y documentales derivados de auditorías internas, externas o revisiones organizacionales.
- Deberá asumir y ejecutar las funciones asignadas al Asistente Administrativo Contable (manteniendo la posibilidad de apoyo temporal en casos de ausencia o contingencia), garantizando la continuidad de los procesos administrativos y contables de la locación.
- Asegurar y realizar la correcta ejecución, seguimiento y control al manejo presupuestal, solicitudes de recursos financieros, legalizaciones, anticipos, OV’s y demás movimientos financieros requeridos.
- Garantizar el registro diario de la información presupuestal y contable. Además de supervisar el trabajo de el/la Asistente Contable para asegurar que todo está debidamente diligenciado y archivado.
- Enviar de manera oportuna y verificada la información para el pago de gastos de desplazamiento al cierre e inicio de ciclo, con el visto bueno del Gerente de Locación y Gerente de Operaciones (Técnico).
- Verificar el flujo de efectivo entre las locaciones con las cuales se realizan cash transfer.
- Enviar oportunamente, de acuerdo con las fechas establecidas en el plan de trabajo de la Gerencia Financiera, la documentación soporte de los movimientos de efectivo diligenciados en el libro de caja menor y cierre de cuentas mensual.
- Realizar pagos en efectivo y/o transferencia a proveedores, de acuerdo como sea requerido por necesidades operativas de la locación y de acuerdo con los lineamientos financieros y administrativos establecidos por la Organización.
- Garantizar la conciliación de los saldos del presupuesto y contabilidad.
- Garantizar el suficiente dinero en caja para el desarrollo de las actividades diarias.
Requirements
- Profesional en Contaduría Pública.
- Experiencia mínima de 2 años en cargos de gestión contable y administrativa.
- Experiencia en gestión presupuestal, control financiero, manejo de recursos, compras o procesos contables.
Benefits
La organización otorga hospedaje y alimentación.
Vacaciones colectivas (diciembre) y 5 días vacaciones extralegales.
Póliza de vida.
HALO Trust ofrece igualdad de oportunidades y no discrimina a ningún candidato/a por ningún motivo. La organización está comprometida con desarrollar una cultura de igualdad de oportunidades y busca contratar, desarrollar y retener a las personas con más talento dentro de un amplio grupo entre un grupo de candidatos/as. Se compromete a garantizar un entorno seguro y de confianza que proteja y promueva el bienestar de cualquier persona que entre en contacto con la organización, así como fomentar una cultura basada en el respeto y la tolerancia.
La organización no solicita ningún tipo de pago en sus procesos de selección, cualquier cobro o solicitud de dinero en su nombre no es válido y no forma parte de los procedimientos oficiales de selección y contratación.