Assistente Administrativo
DHL · Guarulhos
Sobre a DHL
A empresa de logística para o mundo! A DHL formam o maior grupo de correspondência e logística do mundo. Juntos, temos um portfólio inigualável de produtos padronizados e soluções personalizadas inovadoras.
A família DHL é composta por divisões independentes que são conectadas pelos mesmos valores e princípios e por uma abordagem comum de gerenciamento. Dessa forma, podemos oferecer uma ampla variedade de produtos, soluções e serviços adequados às necessidades logísticas de nossos clientes. Com 360 mil funcionários em mais de 220 países e territórios em todo o mundo, estamos alcançando mais pessoas do que nunca.
Como um dos maiores e mais inovadores empregadores do mundo, nos orgulhamos especialmente de nossos colaboradores. Somos uma empresa global que valoriza a diversidade, a ambição e uma atitude colaborativa e capacitadora, oferecendo a nossos colaboradores todo o suporte necessário para que suas carreiras sejam o mais gratificante possível.
Descrição da Vaga
Responsável por acompanhar e controlar a execução do orçamento pré-definido pelo time financeiro, monitorando despesas, insumos e indicadores das operações. Atua na gestão de compras operacionais, realizando follow-up com fornecedores para garantir o cumprimento dos prazos de entrega e o atendimento das demandas das áreas. Efetua o lançamento e acompanhamento de notas fiscais, assegurando que os pagamentos ocorram dentro dos prazos estabelecidos, além de atuar na resolução de divergências e problemas de integração fiscal. Apoia a gerência por meio da elaboração de relatórios gerenciais e da apresentação dos resultados semanais e mensais das operações.
Requisitos
Requisitos desejáveis:
- Desejável curso Técnico ou Superior em Administração, Logística, Gestão de Suprimentos ou áreas correlatas.
- Conhecimento em processos de compras, suprimentos e gestão de fornecedores.
- Experiência no acompanhamento de despesas operacionais e controle de orçamento.
- Conhecimento em lançamento, conferência e validação de notas fiscais, garantindo o processamento dentro dos prazos estabelecidos para pagamento.
- Domínio do Pacote Office, com foco em Excel para elaboração de relatórios e controle de indicadores.
- Conhecimento em sistemas ERP será considerado um diferencial.
- Boa capacidade analítica, organização, comunicação e gestão de prioridades.
- Facilidade para atuar em ambiente dinâmico, com foco no atendimento às demandas operacionais e cumprimento de prazos.
Competências comportamentais:
- Organização e planejamento.
- Boa comunicação e relacionamento interpessoal.
- Capacidade analítica.
- Negociação.
- Senso de urgência.
- Proatividade e foco em resultados.
- Gestão de prioridades e resolução de problemas.
Responsabilidades
Principais responsabilidades:
- Controlar os budgets das operações, acompanhando os gastos com insumos, materiais e despesas mensais das operações sob sua responsabilidade.
- Elaborar e atualizar relatórios de acompanhamento financeiro, identificando desvios e oportunidades de otimização de custos.
- Participar de reuniões periódicas com a gerência para apresentação e validação dos resultados semanais e mensais das operações.
- Realizar follow-up junto aos fornecedores, acompanhando prazos de entrega, disponibilidades de materiais e negociações estratégicas para atendimento das demandas operacionais.
- Efetuar o lançamento de notas fiscais nos sistemas corporativos, garantindo o correto fluxo para pagamento.
- Monitorar e tratar ocorrências relacionadas à integração de notas fiscais, atuando junto às áreas envolvidas para rápida resolução de problemas.
- Acompanhar o cronograma das operações relacionado às demandas de compras operacionais, garantindo o atendimento dos prazos estabelecidos.
- Dar suporte às áreas operacionais na abertura e acompanhamento de requisições de compras.
- Manter relacionamento com fornecedores, buscando melhores condições comerciais, qualidade e nível de serviço.
- Monitorar indicadores de desempenho relacionados às compras, custos e nível de atendimento das operações.