Manager, Meetings Operations

Autodesk · Toronto · $102,000–$182,710 (stated in the posting)

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Job Requisition ID #

L'affichage de poste en français suivra / The French job posting follows.

26WD101574, Manager, Meetings Operations

Position Overview

The Manager, Meetings Operations plays a critical role in the operations of Autodesk’s Strategic Meeting Management Program. The Manager, Meetings Operations will lead and manage the meeting solutions coordinator including setting goals and objectives, providing guidance, support and development, and managing the annual review process.

Responsibilities

• Drive the overall strategy for the department’s technology, data and analytic needs
• Assess Meetings Team’s current technology capabilities, make recommendations and implement, as necessary, to fulfill current and future requirements
• Develop and conduct training for all stakeholders and team members across technology platforms
• Ensure stakeholders and team members adopt solutions and incorporate user feedback to improve solutions and processes
• Implement any new solutions as well as any new releases with existing solutions
• Stay up to date with industry best practices and emerging technologies related to meetings and events
• Implement Supplier Relationship Management best practices including monthly calls and annual reviews with technology providers
• Ensure appropriate MSA's, SOW's, and PO's are in place and that all invoices are received and paid with in the appropriate year
• Manage technology solutions to include: Software configuration that meets the needs of the team and stakeholders and facilitates data analytics, management of users and accounts, ensure software updates occur and conduct change management with users, troubleshoot issues
• Manage data warehouse
• Create custom reports, dashboards to provide to senior management
• Provide quality control and ensure data is accurate through regular audits
• Identify trends and patterns in data and provide analytical insights to management
• Provide ad-hoc sourcing and planning services to include: build, test, and launch meeting registration websites, source, negotiate and contract hotels, provide meeting planning services 
• Manage the process and accountability for team payments (pcard), hotel points, and commission reconciliation: responsible for commission collection process for all meetings. Ensure all commissions are collected and returned to Autodesk
• Assist the sourcing team as needed with projects and manage a premiere program sourcing, as assigned

Minimum Qualifications

• 7+ years of meetings or hotel industry experience
• Strong leadership and communication skills
• Resourceful team player with the ability to solve problems and issues independently. Has the ability to foresee unanticipated problems and provides honest analysis.
• Knowledge of industry trends and able to apply this information to the role
• Operate within company standards in the areas of customer service, productivity, quality standards and operating procedures
• Demonstrates keen attention to detail often under tight deadline constraints
• Excellent written and verbal communication skills
• Process design and implementation experience in a meetings and events setting
• The ability to make decisions and proactively suggest improvements to benefit the team and organization
• Prior advanced administration of event technology platforms (i.e. Cvent, Aventri, etc.)
• Knowledge of project management techniques and tools and best practices
• Demonstrated experience in developing and delivering training on technology solutions and processes

Preferred Qualifications

• Advanced user of Excel including complex formulas and pivot tables
• CMP preferred
• BS/BA preferred or equivalent professional experience
• Managerial experience overseeing coordinator role, including demonstrated ability to develop and maintain high-trust realtionships
• Ability to motivate team members and foster a positive and inclusive team culture

The Ideal Candidate

• A proven track record managing technology, data and analytics for a strategic meeting management program
• Strong functional knowledge of Meeting technologies, operations, tools and process management
• Exceptional communication and presentation skills
• Experience working within cross-functional teams to drive success
• A strong focus on improvement opportunities
• Strong problem resolution experience

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26WD101574, Gestionnaire, Opérations liées aux réunions

Aperçu du poste

Le gestionnaire des opérations de réunions joue un rôle essentiel dans le fonctionnement du programme de gestion stratégique des réunions d’Autodesk. Il dirigera et gérera le coordonnateur des solutions de réunions, notamment en fixant les buts et les objectifs, en fournissant des conseils, du soutien et des possibilités de perfectionnement, ainsi qu’en gérant le processus d’évaluation annuelle.

Responsabilités

• Diriger la stratégie globale relative aux besoins du service en matière de technologie, de données et d’analyse
• Évaluer les capacités technologiques actuelles de l’équipe des réunions, formuler des recommandations et les mettre en œuvre, au besoin, afin de répondre aux exigences actuelles et futures
• Élaborer et animer des formations à l’intention de toutes les parties prenantes et de tous les membres de l’équipe sur l’ensemble des plateformes technologiques
• S’assurer que les parties prenantes et les membres de l’équipe adoptent les solutions et intègrent la rétroaction des utilisateurs afin d’améliorer les solutions et les processus
• Mettre en œuvre toute nouvelle solution ainsi que toute nouvelle version des solutions existantes
• Se tenir au courant des pratiques exemplaires de l’industrie et des technologies émergentes liées aux réunions et aux événements
• Mettre en œuvre les pratiques exemplaires en matière de gestion des relations avec les fournisseurs, y compris les appels mensuels et les bilans annuels avec les fournisseurs de technologies
• S’assurer que les contrats-cadres (MSA), les énoncés des travaux (SOW) et les bons de commande (PO) appropriés sont en place et que toutes les factures sont reçues et payées au cours de l’année visée
• Gérer les solutions technologiques, notamment : configurer les logiciels de manière à répondre aux besoins de l’équipe et des intervenants et à faciliter l’analyse des données, gérer les utilisateurs et les comptes, veiller à ce que les mises à jour logicielles soient effectuées et assurer la gestion du changement auprès des utilisateurs, ainsi que résoudre les problèmes
• Gérer l’entrepôt de données
• Créer des rapports et des tableaux de bord personnalisés à l’intention de la haute direction
• Assurer le contrôle de la qualité et garantir l’exactitude des données par le biais d’audits réguliers
• Identifier les tendances et les schémas dans les données et fournir des analyses pertinentes à la direction
• Fournir des services ponctuels d’approvisionnement et de planification, notamment : créer, tester et lancer des sites Web d’inscription aux réunions; trouver, négocier et conclure des contrats avec des hôtels; fournir des services de planification de réunions
• Gérer le processus et la responsabilité des paiements de l’équipe (carte d’achat), des points d’hôtel et du rapprochement des commissions : être responsable du processus de perception des commissions pour toutes les réunions. S’assurer que toutes les commissions sont perçues et remises à Autodesk
• Aider l’équipe d’approvisionnement au besoin dans le cadre de projets et gérer un programme d’approvisionnement de premier plan, selon les instructions reçues

Qualifications minimales

• Au moins 7 ans d’expérience dans le secteur des congrès ou de l’hôtellerie
• Solides compétences en leadership et en communication
• Esprit d’équipe et débrouillardise, avec la capacité de résoudre les problèmes de manière autonome. Capacité à anticiper les imprévus et à fournir une analyse honnête.
• Connaissance des tendances du secteur et capacité à appliquer ces informations au poste
• Respecter les normes de l’entreprise en matière de service à la clientèle, de productivité, de normes de qualité et de procédures opérationnelles
• Faire preuve d’un grand souci du détail, souvent dans des délais serrés
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale
• Expérience en conception et en mise en œuvre de processus dans le domaine des réunions et des événements
• Capacité à prendre des décisions et à proposer de manière proactive des améliorations au bénéfice de l’équipe et de l’organisation
• Expérience préalable dans l’administration avancée de plateformes technologiques événementielles (p. ex. Cvent, Aventri, etc.)
• Connaissance des techniques, des outils et des pratiques exemplaires en gestion de projet
• Expérience avérée dans l’élaboration et la prestation de formations sur les solutions technologiques et les processus

Qualifications souhaitées

• Maîtrise avancée d’Excel, y compris les formules complexes et les tableaux croisés dynamiques
• Certification CMP souhaitée
• Baccalauréat (BS/BA) souhaité ou expérience professionnelle équivalente
• Expérience de gestion dans la supervision d’un poste de coordonnateur, y compris une capacité avérée à établir et à entretenir des relations de confiance
• Capacité à motiver les membres de l’équipe et à favoriser une culture d’équipe positive et inclusive

Le candidat idéal

• Une expérience avérée dans la gestion de la technologie, des données et de l’analyse dans le cadre d’un programme stratégique de gestion des réunions
• Solides connaissances fonctionnelles des technologies, des opérations, des outils et de la gestion des processus liés aux réunions
• Compétences exceptionnelles en communication et en présentation
• Expérience de travail au sein d’équipes interfonctionnelles pour assurer le succès
• Une attention particulière portée aux possibilités d’amélioration
• Solide expérience en résolution de problèmes

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