Asistente de Farmacia - Socios

International Rescue Committee · Caracas

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

CONTEXTO

Nuestra organización responde a las peores emergencias humanitarias del mundo y ayuda a las personas afectadas por crisis humanitarias, incluida la crisis climática, a sobrevivir, recuperarse y reconstruir sus vidas. Fundada en 1933 a pedido de Albert Einstein, la organización trabaja en más de 50 países para generar un impacto duradero al brindar atención médica, ayudar a los niños a aprender y empoderar a las personas y comunidades para que sean autosuficientes, siempre buscando abordar las desigualdades que enfrentan las mujeres y las niñas.

La crisis humanitaria en Venezuela continúa intensificándose. Los venezolanos enfrentan una hiperinflación, que los pone fuera del alcance de los bienes y servicios básicos, incluida la atención médica y la alimentación. La escasez de suministros médicos hace que sea difícil diagnosticar y tratar las enfermedades transmisibles y las necesidades de salud sexual y reproductiva, entre otros servicios. La falta de alimentos ha provocado hambre y desnutrición. Entre 2015 y 2018, más de tres millones de venezolanos se fueron a buscar bienes y servicios principalmente en países vecinos. 

Nuestra Organización brinda servicios de respuesta en emergencia en los estados Zulia, Falcón, Táchira, Apure, Distrito Capital y La Guaira trabajando en colaboración con organizaciones de la sociedad civil venezolana, proporcionamos servicios esenciales a personas vulnerables, incluyendo Atención Primaria de Salud (APS), Salud Sexual y Reproductiva (SSR), Nutrición, prevención y respuesta a la Violencia de Género (VBG), prevención y respuesta en protección infantil, Educación en Emergencias, Seguridad Alimentaria y Medios de Vida. Este enfoque estratégico nos permite brindar atención vital a las personas necesitadas en Venezuela, alineándonos con el compromiso de fortalecer la localización y empoderar a los actores nacionales.

PROPÓSITO DEL CARGO

El/la asistente de farma-socios brindará apoyo administrativo, documental y operativo a los procesos farmacéuticos dentro del CIR, contribuyendo a mejorar las condiciones de vida de poblaciones vulnerables, incluyendo migrantes, desplazados, refugiados y comunidades de acogida. El cargo requiere una estrecha articulación con equipos multidisciplinarios para facilitar el adecuado desarrollo de las actividades farmacéuticas y contribuir a que las poblaciones atendidas reciban servicios oportunos y de calidad

El cargo es clave para fortalecer la capacidad de respuesta del CIR con los socios, asegurando que todas las adquisiciones, almacenamiento, transporte, distribución y gestión de activos cumplan con los estándares de calidad, regulaciones de donantes y políticas internas de la organización en alineación con los socios. Asimismo, el Asistente contribuye a la implementación efectiva de intervenciones multisectoriales tanto con el portafolio regular como con el de emergencias, garantizando que los socios lleguen a las poblaciones más vulnerables con enfoque de protección, equidad de género y derechos humanos, bajo los criterios de CIR.

En este contexto, contribuirá a la organización y disponibilidad de la información, el mantenimiento de registros actualizados y el soporte logístico requerido para la adecuada ejecución de las actividades farmacéuticas. Asimismo, brindara apoyo a la implementación de los lineamientos y planes de trabajo definidos por la Gerencia Farmacéutica, mediante la recopilación de información, el seguimiento de actividades y la articulación operativa con las áreas involucradas

Gestión operativa de medicamentos e insumos médicos

Realizar seguimiento y asegurar la actualización oportuna de la información relacionada con inventarios, consumos, movimientos de stock, vencimientos y disponibilidad de medicamentos e insumos médicos, mediante la recopilación de datos reportados por los diferentes almacenes.
Administrar y actualizar las herramientas de control utilizadas para el seguimiento del abastecimiento, almacenamiento y distribución.
Consolidar información proveniente de almacenes, clínicas y socios implementadores.
Realizar seguimiento a órdenes de compra, entregas, recepciones y transferencias de productos farmacéuticos.
Identificar inconsistencias operativas relacionadas con inventarios, vencimientos, desabastecimientos o sobre inventarios y reportarlas oportunamente a la Gerencia.
Apoyar la ejecución de conteos físicos de inventario y conciliaciones documentales.

Gestión documental farmacéutica

Mantener organizada y actualizada la documentación física y digital del área.
Realizar seguimiento a vencimientos de documentación de proveedores, escalando oportunamente a la gerencia, cualquier vencimiento o incumplimiento identificado.
Consolidar evidencias requeridas para auditorías, monitoreos y procesos de cumplimiento.
Administrar repositorios electrónicos y archivos físicos del área farmacéutica.
Recopilar, organizar y consolidar la documentación y las evidencias requeridas por la gerencia para los procesos de seguimiento, control y reporte, así como apoyar la preparación de informes relacionados con desviaciones operativas identificadas.

Soporte a calidad farmacéutica

Mantener actualizados los registros de temperatura, cadena de frío, almacenamiento y demás controles requeridos.
Gestionar los registros relacionados con vencimientos, devoluciones, cuarentenas, retiros de producto y disposiciones finales.
Apoyar el seguimiento de acciones correctivas, preventivas y planes de mejora.
Consolidar información requerida para autoevaluaciones GDP, auditorías e inspecciones.

Monitoreo y gestión de información

Elaborar reportes operativos e indicadores definidos por la Gerencia Farmacéutica.
Consolidar información periódica de consumo, existencias y disponibilidad de medicamentos, así como colaborar con otros departamentos para obtener la información necesaria.
Mantener actualizados tableros de seguimiento, matrices e informes del área.
Generar alertas oportunas a la gerencia.

Gestión de proveedores y adquisiciones

Realizar seguimiento a vencimientos de documentación de proveedores.
Gestionar la recopilación documental requerida.
Apoyar la agenda de visitas y procesos de seguimiento.

Gestión de seguimiento y Administrativas

Gestionar reuniones, capacitaciones y visitas.
Elaborar agendas, minutas y matrices de seguimiento de compromisos.
Realizar seguimiento a compromisos, planes de mejora y acciones correctivas por parte de los equipos multidisciplinarios internos y socios implementadores.
Preparar presentaciones, informes y documentos para revisión gerencial.
Gestionar solicitudes internas y requerimientos administrativos relacionados con el área farmacéutica.
Realizar seguimiento a compras y adquisiciones con altos niveles de calidad basados en procesos de las organizaciones socias y los lineamientos de CIR.
Apoyar con PIF, solicitudes y gestión de compras dentro del sistema informático que la organización posee para tal fin.
Gestionar la comunicación, coordinación y atención con proveedores con los socios.
Apoyar toda la logística de las actividades y encomiendas que tenga los socios

Soporte a capacitación y fortalecimiento de capacidades

Gestionar la logística de capacitaciones farmacéuticas.
Mantener actualizados los registros de asistencia y evidencias de formación.
Apoyar la elaboración y actualización de materiales de capacitación.
Realizar inducciones operativas sobre herramientas y formatos farmacéuticos.

Desarrollo del área:

Contribuir a la implementación de las iniciativas y actividades definidas por la Gerencia Farmacéutica para fortalecer los procesos farmacéuticos.
Apoyar el cumplimiento de las metas y objetivos de cada subvención.

Cumplimiento Normativo y Otras Tareas:

Apoyar el cumplimiento del marco normativo mediante el seguimiento de registros, documentación y actividades requeridas.
Apoyar en otras tareas asignadas por el supervisor para fortalecer y desarrollar la organización en los territorios de intervención.

Responsabilidades de SG- SST:

Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la organización.
Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.

Requisitos del trabajo:

Formación académica y experiencia laboral:

Técnico/Asistente en Farmacia o carrera afín del área de la salud.
2 años en servicios farmacéuticos y/o en establecimientos de atención en salud.
Se valorará experiencia previa en organizaciones humanitarias, de desarrollo o de salud pública.

Conocimientos específicos:

Buenas prácticas de almacenamiento y dispensación de insumos farmacéuticos.
Experiencia en gestión de farmacias o droguerías.
Normatividad relacionada con medicamentos, dispositivos e insumos médicos.
Manejo de herramientas ofimáticas de Microsoft.
Gestión documental y archivo.

Habilidades y competencias:

Atención al detalle.
Capacidad para gestionar múltiples tareas administrativas de manera organizada.
Capacidad para seguir procedimientos e instrucciones.
Capacidad para comunicarse de manera clara, tanto de forma oral como escrita.
Trabajo en equipo y colaboración.
Comunicación efectiva y orientación al servicio.

Ambiente de trabajo:

Entorno de trabajo de oficina estándar y desplazamientos según sea necesario.

HABILIDADES Y COMPETENCIAS

Fuertes habilidades de comunicación escrita y oral.
Fuertes habilidades de negociación y resolución de problemas.
Excelentes habilidades interpersonales, incluida la capacidad de contribuir a los mecanismos de coordinación.
Capacidad para brindar resultados y comunicarse mediante la redacción de informes.
Es fundamental que se conozcan a fondo los procedimientos de adquisición y el cumplimiento de los donantes.
Capacidad de autoaprendizaje de nuevas tecnologías.
Capacidad de asesoramiento para el uso correcto de los equipos tecnológicos.

ESTÁNDARES:

Estándares de conducta profesional: los trabajadores de IRC y IRC deben adherirse a los valores y principios descritos en IRC Way-normas para la conducta profesional. Estos son integridad, servicio y rendición de cuentas. De acuerdo con estos valores, el IRC opera y aplica políticas sobre la protección del beneficiario contra la explotación y el abuso, la salvaguardia del niño, el acoso en el lugar de trabajo, la integridad fiscal y anti-represalias.

Igualdad de género: IRC se compromete a reducir la brecha de género en posiciones de liderazgo. Ofrecemos beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza de trabajo, incluido el permiso parental, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.

Igualdad de oportunidades del Empleador: IRC es un empleador de igualdad de oportunidades. El IRC considera a todos los solicitantes sobre la base del mérito sin tener en

cuenta la raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado

de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.

Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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