Oficial De Proceso 2 - Sucursal Barrio Lujan
Talento Dos Pinos · San José
Responsabilidades principales
- Gestionar la elaboración, registro, control y seguimiento de documentos administrativos y operativos, tales como facturas, órdenes de compra, vales de mercadería, requisiciones, reportes, viáticos, vacaciones, horas extraordinarias y demás documentación requerida, mediante el uso de los sistemas corporativos y herramientas establecidas, con el fin de asegurar su procesamiento oportuno y conforme a los procedimientos internos.
- Ejecutar actividades de apoyo administrativo para el departamento, incluyendo la recepción y envío de documentación, atención de llamadas telefónicas, administración de archivos físicos y digitales, y suministro de información requerida, con el propósito de mantener la organización documental y apoyar la operación del área.
- Coordinar aspectos logísticos relacionados con reuniones, capacitaciones, eventos y actividades departamentales, mediante la gestión de agendas, preparación de materiales, acondicionamiento de espacios y atención de requerimientos operativos, con el fin de contribuir al desarrollo eficiente de las actividades programadas.
- Elaborar reportes, informes, minutas, presentaciones y otros documentos administrativos, mediante la recopilación, análisis, validación y consolidación de información, con el fin de proporcionar datos confiables y oportunos que faciliten el seguimiento de la gestión y la toma de decisiones.
- Atender y dar seguimiento a consultas, solicitudes y requerimientos de clientes internos, externos y proveedores, de manera presencial, telefónica o virtual, brindando información oportuna y canalizando las solicitudes correspondientes para garantizar una atención efectiva y satisfactoria.
- Apoyar el seguimiento de controles operativos relacionados con recursos, asistencia de personal, orden y limpieza, seguridad, calidad e inocuidad, mediante la verificación de condiciones operativas y la coordinación de acciones requeridas, con el fin de contribuir a la continuidad y eficiencia de las operaciones.
- Cumplir con las disposiciones establecidas en las Normas de Inocuidad y el Sistema de Sostenibilidad Empresarial (Calidad, Ambiente, Carbono Neutralidad, Salud y Seguridad Ocupacional), mediante la aplicación de políticas, procedimientos y lineamientos corporativos definidos para el área.
- Contribuir al cumplimiento de los lineamientos de Gestión de Riesgos, Seguridad de la Información y Control Interno, mediante:
- La protección de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información bajo su responsabilidad.
- La identificación, comunicación y atención oportuna de situaciones que puedan representar riesgos para la organización.
- La aplicación de los controles internos establecidos para su puesto y área de trabajo.
- La participación activa en procesos de capacitación y sensibilización relacionados con estas materias.
- Realizar otras funciones afines al puesto que sean asignadas por su jefatura inmediata y que contribuyan al cumplimiento de los objetivos del área y de la organización.
Funciones adicionales para Negocios Comerciales
- Gestionar solicitudes de compra y pedidos de bienes o servicios, incluyendo la coordinación de cotizaciones con proveedores y áreas internas, así como la elaboración y seguimiento de pedidos en los sistemas corporativos correspondientes (SAP, Oracle u otros).
- Dar seguimiento al estado de las solicitudes y pedidos mediante llamadas, correos electrónicos y consultas en sistema, garantizando su correcta ejecución y atención oportuna.
- Mantener actualizadas las bases de datos y registros administrativos del área, tales como control de vacaciones, presupuestos disponibles y otros indicadores de gestión, asegurando la confiabilidad de la información registrada.
Requisitos y experiencia
Formación académica
- Técnico Medio en Secretariado, Administración de Empresas o carrera afín.
Conocimientos
- Manejo de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y Outlook).
- Conocimientos básicos en sistemas de gestión empresarial e inventarios (deseable SAP).
- Conocimientos básicos en sistemas de compras y abastecimiento (deseable SRM).
- Conocimientos básicos en elaboración de reportes y control administrativo.
Experiencia
- Mínimo 1 año de experiencia en labores administrativas o de asistencia administrativa.
- Experiencia en servicio al cliente interno y externo.
- Experiencia en atención y seguimiento de proveedores.
- Deseable experiencia en gestión documental y control de procesos administrativos.